Preguntas frecuentes

Ekeko es un software ERP y CRM para autónomos y pymes belgas. Reúne presupuestos, facturas, planificación, órdenes de trabajo, stock, tienda online y contacto con clientes en un solo sistema, con flujos que usted dibuja y una IA que hace el papeleo.

Ekeko está pensado para pequeñas y medianas empresas belgas que envían a su gente a trabajar in situ, como instaladores, empresas de limpieza y empresas de mantenimiento de jardines. Presupuestos, planificación, órdenes de trabajo, facturas y compras están en un solo sistema, así que la oficina y los técnicos trabajan con los mismos datos.

Regístrese con su correo electrónico y añada los datos de su empresa, o búsquelos en el registro mercantil. Después nos ponemos en contacto con usted para completar su incorporación. Su prueba gratuita de 30 días empieza cuando se activa su cuenta y no requiere ningún pago. Trabaja en su navegador, así que no hay nada que instalar. Si prefiere ver Ekeko primero, reserve una demo.

No, usted carga sus propias listas desde un archivo CSV o Excel con el asistente de importación, por ejemplo clientes, contactos, proveedores, artículos, ubicaciones y equipos. Ekeko comprueba cada fila antes de importar nada, y puede repetir una importación más adelante para actualizar los registros que ya existen.

La IA redacta y lee, y nada llega a un cliente si usted no lo envía o no define una regla que lo haga. Redacta líneas de presupuesto a partir de su catálogo, lee la confirmación de un proveedor y escribe borradores de respuesta. Todo lo que no se puede deshacer espera su confirmación.

Un usuario ligero solo trabaja en las apps de registro de horas, almacén, caja y servicio de campo, por ejemplo un técnico que termina órdenes de trabajo en el sitio. Un usuario ligero cuesta menos que un usuario normal. La página de precios muestra el precio actual.

Sí, todos los importes de la página de precios son sin IVA, salvo que se indique lo contrario.

Sí, puede pagar por trimestre o por año. Con el pago anual el precio por usuario al mes es más bajo. La página de precios muestra ambos.

No, ambos son opcionales. El acompañamiento en el arranque es un precio único y el soporte es una suscripción mensual con una hora incluida. Puede empezar sin ninguno de los dos.

Sí, puede importar clientes desde un archivo CSV o Excel, y Ekeko le propone qué columna va en qué campo. Antes de importar nada ve los problemas fila por fila y puede descargar un informe de errores. El mismo asistente sirve para contactos, proveedores, artículos, ubicaciones y equipos.

Sí, usted describe a su cliente ideal, por ejemplo instaladores de paneles solares en Flandes Oriental con entre 5 y 20 empleados, y Ekeko busca en el registro belga de empresas. La facturación y el resultado de explotación de las cuentas anuales depositadas aparecen antes de que llame. Las empresas pequeñas pueden mantener privada su facturación, así que no está disponible para todas.

Sí, cada presupuesto, pedido, factura, orden de trabajo y correo está asociado al cliente o a la oportunidad, así que una sola página muestra lo que sigue abierto y lo que ya está pagado. Sus compañeros ven el mismo historial cuando usted no está en la oficina.

Sí, usted conecta un buzón compartido de Microsoft 365 o Google, y cada conversación queda archivada con el cliente, donde su equipo puede leerla. Responde desde Ekeko y asigna una conversación a quien le da seguimiento, así queda claro quién responde.

Sí, una campaña envía un solo correo a una lista de una vez y una secuencia envía una serie, por ejemplo tres mensajes en la primera semana tras un cliente nuevo. Las listas dinámicas se llenan solas con todos los que cumplen sus filtros, así que siempre están al día.

Sí, usted configura un campo de IA que lee lo que ya está en su CRM, por ejemplo el sector de cada empresa. Previsualiza primero cinco resultados, lo ejecuta en hasta 500 registros y deshace toda la ejecución si las respuestas no convencen.

Sí, su cliente abre el presupuesto en el portal del cliente, dibuja su firma y lo acepta en pantalla. El presupuesto aparece entonces como aceptado de su lado, y un workflow puede iniciar la orden de trabajo y la factura a partir de esa firma.

Sí, usted dice de qué trabajo se trata, por ejemplo doce paneles solares, un inversor de 5 kW y la instalación, y Ekeko redacta las líneas a partir de su propio catálogo. Los precios los fija usted y no sale nada hasta que envíe el presupuesto. Dictar requiere conexión a internet.

Sí, un presupuesto aceptado se convierte en pedido y en factura sin volver a escribir nada, y una lista de pendientes de facturar muestra lo que está listo. Para un trabajo grande puede enviar primero una factura de anticipo, y la factura final la descuenta. Las notas de crédito forman parte de la misma cadena.

Sí, Ekeko envía facturas y notas de crédito como facturas electrónicas estructuradas por Peppol, con Billit como punto de acceso, y muestra el estado de entrega. La facturación electrónica estructurada entre empresas belgas sujetas al IVA es obligatoria desde el 1 de enero de 2026. Necesita una cuenta de Billit para la empresa con la que factura.

Sí, Ekeko comprueba cada factura de compra con el pedido de compra y la mercancía recibida, así que usted solo mira lo que no coincide. Una factura puede llegar por Peppol, en PDF o introducirse a mano, y el pago se retiene si se aleja demasiado del pedido.

Sí, los contratos se facturan con un ciclo de facturación que crea una factura por cliente por cada periodo vencido. Un ciclo nocturno puede dejar las facturas como borrador para que las revise, o contabilizarlas y enviarlas enseguida, por Peppol si el cliente puede recibirlas y por correo en caso contrario.

Sí. Cuando un cliente envía un pedido por correo a un buzón de ventas que usted ha conectado, Ekeko lee el correo y su adjunto, encuentra al cliente y sus artículos en sus propios datos y pone precio a las líneas con su lista de precios. Un pedido claro se convierte en un presupuesto borrador. Lo que no está claro espera en una cola de revisión, y nada se confirma ni se envía sin usted.

Sí, los técnicos abren la aplicación de campo en el navegador de su teléfono o tableta y pueden añadirla a la pantalla de inicio. Ven sus propias órdenes de trabajo, con las tareas, los materiales y el tiempo de cada trabajo, y la oficina ve la misma orden de trabajo de su lado.

Sí, en un sótano sin cobertura un técnico puede registrar el tiempo, hacer fotos, recoger la firma del cliente y cerrar la orden de trabajo, y todo se sincroniza en cuanto hay conexión. La aplicación también se abre sin cobertura. Dictar y empezar un trabajo con control de seguridad sí necesitan conexión.

No, una orden de trabajo sigue abierta mientras falte una foto obligatoria o no se haya rellenado el registro de avería que exige el tipo de trabajo. Una línea obligatoria del checklist solo puede quedar abierta con un motivo escrito, que se guarda en el registro de auditoría con el nombre del técnico.

Sí, cuando un técnico pulsa En camino, Ekeko puede enviar al cliente por correo el nombre del técnico y la hora de llegada prevista. WhatsApp también funciona cuando usted lo ha configurado y el cliente ha dado su consentimiento. El técnico decide en cada visita si se avisa al cliente.

Sí, los técnicos inician y detienen el reloj en el trabajo, usted aprueba las horas y las horas aprobadas pasan a la factura sin volver a escribirlas. Las horas que aún esperan aprobación quedan fuera de la factura y se le avisa de ello.

Sí, los planes de mantenimiento crean con antelación las órdenes de trabajo de las visitas recurrentes, a intervalos fijos o según una lectura de contador, como las horas de funcionamiento. Nadie tiene que acordarse de una visita, y usted las planifica en la planificación como cualquier otro trabajo.

No, su tienda en línea se basa en el catálogo que ya gestiona en Ekeko, así que no necesita crear ni mantener una tienda aparte. Los clientes navegan, finalizan la compra y pagan en línea, y cada pedido llega directamente a su sistema.

Sí, un visitante cuenta al asistente de compra lo que necesita, por ejemplo unos auriculares para trabajar desde casa, y ve los productos adecuados de su tienda en línea. El asistente solo sugiere productos de su propio catálogo, así que nunca ofrece algo que usted no vende.

Sí, la tienda en línea usa el mismo catálogo que ya gestiona en Ekeko, así que cada producto se mantiene en un solo lugar. Los mismos artículos, precios y existencias se usan en sus presupuestos, sus órdenes de trabajo y su tienda. Un cambio en un artículo se hace una sola vez y aparece en todas partes.

Los pedidos de la tienda en línea llegan directamente a Ekeko, con los datos del cliente, junto a sus demás pedidos de venta. Usted sigue cada pedido desde el pago hasta el envío en una sola vista. Puede reembolsar una línea, los gastos de envío u otro importe desde el mismo pedido.

Sí, un producto puede tener varias variantes, cada una con su propio número de artículo y su foto, como un termostato en tres colores y dos tamaños. Cada tipo de producto tiene sus propias propiedades, y los productos que vende juntos se agrupan en un solo artículo.

Sí, la tienda en línea trabaja con las existencias que gestiona en Ekeko. Cuando un artículo se agota, usted elige si la tienda lo muestra como agotado, lo oculta o sigue vendiéndolo con un mensaje como el plazo de entrega. El catálogo, el carrito y el pago siguen la misma regla.

Pregunta a Ekeko responde a partir de los documentos que usted añade a la base de conocimiento y de sus propios datos de Ekeko, e indica la fuente junto a cada respuesta. Usted pregunta con sus propias palabras, escritas o dictadas, y solo usa lo que su rol puede ver.

Puede añadir archivos PDF, Word y Excel de hasta 100 MB cada uno, notas escritas y enlaces a páginas web. También se puede rastrear un sitio web entero, y usted describe qué páginas merece la pena conservar. Los PDF escaneados también se leen.

Cada respuesta muestra su fuente, así que puede abrir el documento y comprobarla antes de actuar. Pregunta a Ekeko aún puede equivocarse, por ejemplo si nunca se añadió el documento correcto, así que usted decide qué hacer con la respuesta.

Solo las personas de su empresa cuyo rol lo permite pueden ver los documentos que usted añade. Usted define esos roles para cada empleado. Otras empresas en Ekeko nunca ven su base de conocimiento, y Pregunta a Ekeko solo usa lo que la persona que pregunta puede ver.

No, la IA redacta una respuesta a partir de la conversación y de su base de conocimiento, y usted la revisa y la envía. Sin una regla de respuesta automática en un buzón, cada respuesta queda como borrador. Con una regla, la IA puede responder sola, hasta un límite por conversación.

No, el portal del cliente es una página web. Usted invita a un cliente por correo, él define una contraseña e inicia sesión desde su navegador. Un administrador de su lado puede invitar a compañeros, y usted puede retirar el acceso en cualquier momento.

Los clientes envían y siguen solicitudes de servicio, abren sus órdenes de trabajo, presupuestos, facturas y contratos, firman presupuestos y rellenan los formularios que usted les envía. También ven sus propios equipos y dónde están en el plano. Usted decide quién recibe una invitación.

Sí, una solicitud de servicio de un cliente llega a su lista de solicitudes, donde usted la revisa y la convierte en orden de trabajo. El cliente sigue su estado en el portal sin llamarle y puede recibir correos automáticos al respecto.

Sí, cuando el pago en línea está activado para su empresa, un cliente abre una factura pendiente en el portal y la paga allí. El portal sigue el pago hasta que se confirma, y la factura aparece entonces como pagada. Si un pago falla, el cliente puede volver a intentarlo.

Sí, para los tipos de cita que usted abre a los clientes. Un cliente reserva directamente desde el portal y la reserva aparece en su lista de reservas. Las páginas de reserva públicas funcionan igual para quienes todavía no son clientes, y sus reservas llegan a la misma lista.

No, usted construye una automatización arrastrando bloques, o escribe en una frase lo que debe ocurrir y Ekeko construye y comprueba el flujo. Hay bloques para sus datos, tareas, comunicaciones, condiciones y cálculos, y usted decide cuándo se activa.

Puede ponerla en marcha algo que ocurre en Ekeko, como un presupuesto firmado o un cliente nuevo, y también un correo entrante, un formulario enviado, un momento concreto o una llamada desde otro sistema. Usted elige el disparador al construir la automatización.

Sí, un workflow puede contener un paso de IA o un agente de IA que realiza una tarea que usted describe, y su respuesta pasa al siguiente bloque. El historial de ejecuciones muestra la tarea, los pasos del agente y su respuesta, así que puede ver cómo llegó a un resultado.

Usted lo cambia por sí mismo en el editor, moviendo o añadiendo bloques. Pruebe el cambio con registros reales antes de volver a activar el flujo, y use el historial de ejecuciones para ver qué ocurrió en ejecuciones anteriores. Un workflow que ya no usa puede archivarse y recuperarse más adelante.

Sí, usted ejecuta una prueba con registros reales de sus datos y lee lo que hizo cada paso antes de activar el flujo. En una prueba no se guarda ni se envía nada, aunque los pasos de IA llaman al modelo de verdad y consumen créditos.

No. Un borrador de respuesta solo aparece cuando un agente lo pide, y una persona lo lee, lo edita y lo envía. Los clientes sí reciben correos automáticos cuando su solicitud se recibe, se resuelve o se rechaza, y una encuesta de satisfacción cuando se cierra. Puede desactivar estos correos para toda la cuenta.

Usted decide por buzón. Ekeko puede añadir al remitente como nuevo contacto y crear la solicitud a su nombre, archivar todas las solicitudes bajo un cliente que usted elija, o rechazar el correo. La recepción funciona con un buzón de Microsoft que usted conecta a Ekeko.

No. El aviso sale como notificación en Ekeko, como correo y como notificación push en los teléfonos que lo permiten. Un agente inicia el escalado, no empieza solo. Ekeko sí avisa a la persona asignada antes de que venza un plazo, y avisa a esa persona y a los responsables del service desk cuando ya ha pasado.

Sí, con una sola acción. La orden de trabajo toma el cliente, el equipo, el título, la descripción y la prioridad, y conserva el contrato de servicio que cubre la solicitud. Una solicitud puede tener más de una orden de trabajo si usted añade otra.

Sí. Usted pega un fragmento de código corto en su web y la página aparece dentro de la página o en una ventana emergente. Solo se carga en los dominios que usted indique. Cada página tiene además un enlace alojado por Ekeko, por si prefiere compartir ese.

Ekeko vuelve a comprobar la capacidad cuando cada cliente envía su reserva, una reserva cada vez. El primero se queda con la plaza y al otro se le avisa de que ese momento ya no está, sin perder lo que había escrito. Mientras alguien rellena el formulario, Ekeko también le guarda el momento, pero esa retención es corta. Por eso lo que cuenta es la comprobación al enviar.

No por defecto. Puede configurar un paquete para que pida un anticipo, que se registra como factura de anticipo, y la página de reservas muestra el importe antes de que el cliente se comprometa. A los clientes a los que factura a cuenta no se les pide.

Usted elige para cada formulario. O no se guarda nada, o el visitante puede continuar más tarde desde el mismo navegador o desde un enlace por correo, o usted ve además quién se quedó a medias y dónde, para enviarle un enlace o rellenar el formulario por él. Un borrador sin correo ni teléfono se elimina a los dos días.

Una campaña es un correo que va a toda una lista desde su propio dominio. Una secuencia es una serie de correos enviados uno tras otro desde el buzón de una persona, por ejemplo un seguimiento de presupuesto, y puede detenerse cuando el cliente responde. Una serie de correos de marketing a una lista se construye con un workflow que inscribe a los contactos en una campaña tras otra.

Sí. Una campaña se envía desde un dominio verificado. Usted añade el dominio en los ajustes, pone los registros DNS en su proveedor de DNS y los comprueba con un botón. Mientras el dominio no esté verificado, puede preparar la campaña pero no enviarla.

Todos los correos de campaña terminan con un enlace para darse de baja, y basta un clic. La dirección pasa a la lista de bajas y deja de recibir campañas y secuencias. Las direcciones que rebotan de forma definitiva o que se marcan como spam también acaban en esa lista.

Un formulario de alta puede añadir personas a una lista de contactos, y puede pedir antes una confirmación por correo (doble opt-in). La tienda online tiene su propia suscripción al boletín con doble opt-in, y sus suscriptores aparecen en la página Boletín.

Sí, en cuanto conecta un buzón para las respuestas de los proveedores, Ekeko lee los correos que llegan allí y los PDF que usted sube a un pedido. La IA compara las líneas con el pedido y usted acepta o modifica cada diferencia. Con un proveedor de confianza, las respuestas dentro de su tolerancia se aceptan automáticamente, salvo las líneas pedidas para un cliente. La lectura consume créditos de IA.

Sí, usted configura un artículo para que tenga seguimiento por lote o por número de serie. Los lotes llevan fecha de caducidad, y un número de serie se sigue desde la entrega hasta el equipo del cliente. Un número de serie se puede bloquear, de modo que la unidad sigue en la estantería pero no puede salir.

En la app de almacén registra la mercancía de más como excedente, o recibe otro artículo como sustitución de una línea pedida. La mercancía que vuelve al proveedor se registra como devolución a proveedor con un motivo, y el stock baja. La nota de crédito sigue llegando del proveedor, y la factura de compra se comprueba con lo recibido menos lo devuelto.

Sí, una solicitud de oferta envía las mismas líneas a varios proveedores por correo. Usted introduce los precios que llegan, los compara línea por línea y adjudica cada línea al proveedor que elija. Ekeko crea después un pedido de compra en borrador por proveedor adjudicatario.

No. La cámara del móvil lee códigos EAN, UPC, Code 128, Code 39, ITF y QR, también en un iPhone. Un escáner de mano Bluetooth o USB que funciona como teclado también sirve, y cualquier código se puede teclear.

La app necesita conexión para registrar. Una barra en la parte superior avisa cuando el móvil está sin conexión, y la recepción, el recuento, la preparación, los traslados y las firmas no se guardan para más tarde. Continúe cuando vuelva la conexión.

Escanear solo rellena la hoja de recuento. El stock cambia cuando se completa el recuento, que deja cada línea contada en el número contado y conserva la corrección como un movimiento de stock que se puede consultar. Hasta entonces, un total erróneo se puede sustituir.

Empezar un pedido lo pone a su nombre, y un compañero que lo abre ve quién lo está preparando. Puede asumirlo, y lo ya preparado se queda en la entrega. Devolver el pedido también conserva lo que usted preparó, y el siguiente continúa donde usted lo dejó.

Registre la entrega como entregada sin firma y elija un motivo: no había nadie para firmar, el destinatario no quiso firmar, dejado en el lugar acordado u otro motivo. La entrega sigue en la lista "Por firmar", así que aún se puede firmar más tarde.

Sí, usted decide por rol quién puede ver y hacer qué, así que cada empleado recibe exactamente el acceso que necesita su trabajo. También puede ocultar campos concretos a un rol, y Pregunta a Ekeko solo usa lo que la persona que pregunta puede ver. Otras empresas en Ekeko nunca ven sus datos.

Sí, usted configura la verificación en dos pasos con una aplicación de autenticación la primera vez que inicia sesión, y recibe códigos de recuperación por si pierde el teléfono. Usted mismo gestiona sus dispositivos y sesiones. Si agota o pierde sus códigos, su administrador puede restablecer la verificación por usted.

Sí, mediante el aprovisionamiento SCIM desde Microsoft Entra ID. Su administrador crea un token en los ajustes y lo pega en una aplicación empresarial de Entra. A partir de ahí, Entra crea, actualiza y desactiva las cuentas y envía sus grupos, que usted asocia a roles. Un compañero nuevo recibe el rol predeterminado que usted eligió.

Sí, cada cambio que hace una IA, a través de Pregunta a Ekeko, un asistente conectado, un workflow, un campo de IA o un correo de pedido, lleva una etiqueta y aparece en la revisión de IA. Puede abrir cada cambio y revertirlo cuando sea posible.

Sí, además de los paneles, usted crea sus propios informes con gráficos y acceso al detalle. Si falta un informe, diga qué quiere ver, por ejemplo las oportunidades ganadas por mes, y Ekeko construye el gráfico para que usted lo ajuste y lo guarde.

Sí, a través de MCP, en cuanto su administrador active las conexiones de IA. El asistente trabaja con los permisos de la persona que lo conecta, todo lo que no se puede deshacer espera su confirmación en Ekeko, y los cambios de la IA llevan una etiqueta en el registro de auditoría.

No, el precio por usuario incluye todos los módulos, así que el CRM, los presupuestos y facturas, el servicio de campo, la tienda en línea y la contabilidad están incluidos. Los módulos se pueden activar o desactivar por empresa, así que su equipo solo ve los que usa. La página de precios muestra el precio actual por usuario.

La app de horas se abre en el navegador del móvil y se puede añadir a la pantalla de inicio. Allí cada día aparece como una lista. Guardar requiere conexión, porque las horas se escriben directamente en el servidor. El tiempo en una orden de trabajo se registra en la app de campo.

Decidir requiere el derecho a aprobar horas, y puede limitar a un aprobador a las semanas de los proyectos que gestiona. Quien tiene ese derecho también puede aprobar su propia semana, y la semana lo muestra. Se pueden aprobar varias semanas a la vez.

La hora conserva la tarifa que tenía al aprobarse. Un cambio en la tarifa de la partida, del contrato, del cliente o la tarifa por defecto solo vale para las horas que se aprueben después. Si no hay tarifa conocida, la hora se aprueba igualmente y Horas por facturar nombra la partida.

Dé un precio fijo a una partida y planifique sus plazos, como un anticipo y un saldo. Las demás partidas del proyecto se pueden seguir facturando por horas. Las horas de una partida a precio fijo se pueden registrar y cuentan para su presupuesto, pero nunca llegan a Horas por facturar.

Cuando una factura cobra horas, su PDF incluye una página aparte, el Detalle de horas, con las horas por partida, día y persona y un total. No muestra tarifas ni importes. Lista el tiempo trabajado, así que puede diferir de la cantidad facturada por el redondeo.

Descargue la exportación para el asesor: un ZIP con un CSV por diario y el PDF y el archivo UBL de cada factura de venta y nota de crédito contabilizada. Si su asesor trabaja en Exact Online, Ekeko puede contabilizar allí sus facturas de venta y traer las facturas de compra que recibe Exact.

La declaración se rellena con los documentos contabilizados del periodo y se contrasta con las cuentas de IVA del libro mayor. Una diferencia viene con la lista de otros asientos en esas cuentas, y una declaración que no cuadra no puede marcarse como presentada.

Fije una sola vez el número inicial de sus series de facturas y notas de crédito, antes de contabilizar la primera, y su numeración anterior continúa. Contabilice un balance de apertura con sus facturas y facturas de compra abiertas para que los recordatorios y la conciliación de pagos funcionen desde el primer día.

La página de flujo de caja prevé las próximas semanas, 13 por defecto, a partir de sus saldos bancarios, las facturas abiertas según el retraso de pago habitual de cada cliente, las facturas de compra abiertas, los contratos, el IVA en su plazo y los importes recurrentes que usted añade. Marca el punto más bajo.

Registre cada activo inmovilizado una vez, con su vida útil y un método lineal o decreciente. Ekeko contabiliza la amortización de cada mes cuando este termina, y al vender o dar de baja un activo contabiliza su resultado. El informe de amortizaciones cuadra con el libro mayor.

Un artículo normal se vende igualmente y el nivel de stock pasa a negativo, señal de que hay que contar el estante. Una máquina con número de serie se rechaza si no está en stock.

Elija o cree el cliente en el ticket. Un cliente con número de IVA recibe la factura automáticamente y un particular puede pedirla. La factura se contabiliza con los pagos registrados, y un reembolso a un cliente con número de IVA se convierte en una nota de crédito.

Configure una caja por cada mostrador. Cada caja tiene su propia sesión, recuento de cajón, ubicación de stock y métodos de pago, y solo puede haber una sesión abierta a la vez en una caja. Los compañeros de una misma caja figuran como vendedor línea por línea.

La tienda en línea comprueba el stock en vivo del almacén de la tienda antes de aceptar un pedido. Apunte la caja a ese almacén y cada venta en caja reduce el stock que ve la tienda en línea, así que ambas venden desde un único recuento.

La caja no se comunica con el terminal de pago. Cobre en su propio terminal y confirme el importe en la caja, que lo registra como pago con tarjeta y lo cuenta en el informe diario.

No, usted sube el archivo CODA que exporta su banco y Ekeko propone a qué factura corresponde cada pago. Solo lee CODA y no consulta su cuenta bancaria. Usted confirma cada conciliación y el pago queda registrado en la factura.

Sí, usted descarga la exportación para el asesor, un ZIP con un CSV por diario y el PDF y el archivo UBL de cada factura de venta contabilizada. Si su asesor trabaja en Exact Online, Ekeko también puede contabilizar allí sus facturas de venta y traer las facturas de proveedor que recibe Exact.

Sí, cada persona recibe un rol que decide lo que puede ver y hacer, y usted puede ocultar los precios de coste a un rol. Un cambio en un rol se aplica al instante, sin volver a iniciar sesión. Empiece con los roles ya preparados o cree los suyos.

Las introduce con su fecha de vencimiento como partidas abiertas en su saldo de apertura, de modo que los recordatorios, el informe de antigüedad y la conciliación de pagos funcionan desde el primer día. Clientes, proveedores, artículos y contratos se cargan con el asistente de importación desde un archivo CSV o Excel.

Sí, la app de campo funciona en el navegador de su móvil o tableta, sin instalar nada desde una tienda de aplicaciones. Usted ve sus trabajos, registra horas y fotos y hace que el cliente firme en la pantalla. Las horas, las fotos y la firma siguen funcionando sin cobertura.

Empieza en la fecha de instalación que usted introduce al registrar el equipo, y en la fecha de entrega cuando un equipo entregado con número de serie crea el equipo. En ambos casos la fecha de inicio es un campo propio, así que puede corregirla después a la fecha real de puesta en marcha.

Sí, las horas, las fotos, la firma del cliente y el cierre de la orden de trabajo se guardan en el teléfono y se envían cuando hay cobertura y la aplicación está abierta. La checklist se comprueba en el teléfono antes de cerrar el trabajo. El dictado necesita conexión.

Sí, Ekeko compara las horas aprobadas a su tarifa de coste y los materiales a su precio de coste con lo que usted factura, por orden de trabajo y por proyecto. Solo pueden abrirlo los roles autorizados a ver los márgenes, así que puede ocultarlo a sus técnicos.

No, Ekeko no presenta nada ante un organismo de control ni ante el operador de la red. Puede adjuntar el certificado de inspección al equipo y seguir su próxima fecha con un recordatorio, y la orden de trabajo firmada y las fotos muestran lo que se instaló.

Sí, el asistente de importación toma equipos, contratos, clientes y más desde un archivo CSV o Excel, sugiere cómo encajan sus columnas y revisa el archivo antes de guardar nada. Un equipo con fecha de fin de garantía queda con esa garantía registrada.

Solo se renuevan los contratos que usted configura con renovación automática, mediante un proceso nocturno, salvo que la cancelación del cliente se haya registrado a tiempo. Todo contrato que termina pronto aparece en la lista por renovar, 60 días antes por defecto. Ekeko no envía al cliente ninguna carta de renovación ni de cancelación.

No, usted introduce el nuevo valor del índice y Ekeko muestra el nuevo importe de cada contrato que sigue ese índice. Usted desmarca lo que no debe moverse y aplica el resto. Solo se ofrecen índices de costes, como un índice salarial de Agoria o un índice de materiales. El índice de precios al consumo no es uno de ellos.

La visita que supera el número incluido se factura en lugar de quedar cubierta por el contrato. Un contrato puede incluir visitas y horas por periodo e indicar si la mano de obra, los materiales y el desplazamiento están cubiertos. Las horas no utilizadas pueden pasar al periodo siguiente si usted lo activa.

Sí, un día cada vez. Ekeko propone un orden de ruta para la jornada de un técnico, indica lo que ahorra, y usted lo aplica o lo deja. Mide desde el depósito, el domicilio del técnico o el primer trabajo, y los trabajos fijados se quedan en su sitio. Los trabajos sin dirección conocida van al final.

Sí, usted importa contratos, clientes y máquinas desde Excel o CSV, con asignación de columnas sugerida y una prueba previa que lista los problemas fila por fila antes de guardar nada. Una fila de contrato lleva cliente, equipo, nivel de servicio y fechas de inicio y fin. Después pueden fijarse de una vez las condiciones de facturación de hasta 2000 contratos.

No, el informe de inspección oficial lo emite el organismo de control acreditado, y Ekeko no emite ninguno. Ekeko guarda sus propias mediciones, fotos y la firma del cliente en la orden de trabajo y las imprime en la orden de trabajo firmada, y usted puede guardar el informe del organismo de control en el archivo de la instalación.

Sí, usted importa las competencias de los técnicos desde un archivo Excel o CSV, con el número de certificado, la fecha de emisión y la fecha de caducidad como columnas. Una prueba previa lista los problemas fila por fila antes de guardar nada. Las máquinas y las instalaciones se importan del mismo modo.

Una línea que usted marca como bloqueante impide el inicio cuando se responde negativamente, y el técnico solo puede rechazar el trabajo indicando un motivo. No existe un botón para empezar de todos modos. El control de seguridad se vuelve a pedir en cada inicio y en cada reanudación del trabajo.

Sí, una vez firmada la orden de trabajo, el cliente puede abrirla en el portal del cliente, con las respuestas de la checklist y si cada medición estaba dentro del rango. Las fotos solo aparecen cuando usted las ha compartido con el cliente. El resumen y los hallazgos aparecen también después de la firma.

Sí, un calendario indica quién está de guardia y una escalera de escalado indica a quién avisar y cuándo. Iniciar el escalado en una solicitud de servicio avisa a quien está de guardia ahora y después al siguiente nivel. El aviso llega como notificación, correo electrónico y notificación push en el teléfono, sin SMS ni llamada.

Todavía no. El check-in y el check-out serán obligatorios el 1 de abril de 2027 en obras de 500 000 euros o más, sin IVA. El registro de Ekeko ante la seguridad social está hoy preparado para la limpieza. Hasta esa fecha, las obras siguen usando Checkinatwork.

Sí, usted elige cómo dependen entre sí dos fases, por ejemplo que la siguiente empiece cuando acaba la primera o a la vez que ella. Puede añadir días de espera, por ejemplo para el fraguado del hormigón, o días negativos para que se solapen. Un cambio que rompe un enlace se aplica igualmente, con un aviso.

Lo ve antes de facturar. En un trabajo a precio cerrado, las horas y los materiales registrados aparecen como posibles trabajos adicionales, y usted decide trabajo por trabajo si los factura además del presupuesto. Una línea del presupuesto con tiempo previsto muestra también las horas registradas frente a las presupuestadas.

No, las cifras de coste y de margen necesitan un permiso propio. En los roles estándar lo tienen administradores y gerentes, los técnicos no, y estos tampoco ven la lista de proyectos. Abren en el teléfono los trabajos que se les han asignado. Usted puede dar ese permiso a otros roles en los ajustes de roles.

Vienen de datos distintos, por eso Ekeko los muestra juntos. El precio de coste usa las horas aprobadas a su coste interno por hora, los materiales registrados en las órdenes de trabajo y lo que esas órdenes facturan. El resultado contable usa las facturas y las facturas de proveedores contabilizadas en el proyecto, así que las de subcontratistas solo aparecen ahí.