Las horas llegan a la factura sin reescribirlas.
Alguien persigue al equipo para que entregue sus horas y las reescribe en una factura. En Ekeko su equipo registra la semana en la app de horas, un compañero la aprueba y las horas aprobadas pasan a un borrador de factura.
El registro de horas de Ekeko es para empresas cuya gente anota horas en proyectos. Rellenan la semana en la app de horas, un aprobador la revisa y fija la tarifa por hora, y las horas aprobadas pasan a ser una factura borrador. Los trabajos a precio fijo se facturan por plazos, y los recordatorios y las alertas de presupuesto hacen el seguimiento por usted.
¿Qué hay dentro?
Las horas se registran una vez y se aprueban una vez y la factura se construye con lo que se aprobó.
Su equipo registra las horas en el móvil mientras trabaja, en una sola cuadrícula.
Las horas se anotan el viernes de memoria y luego alguien tiene que recogerlas. En la app de horas se añaden las partidas de proyecto en las que se trabaja y se escribe una duración en una celda, por ejemplo 1:30 o 90min, o se inicia un cronómetro. En un móvil cada día es una lista.
Sin ello: las horas se estiman a final de semana y la oficina factura lo que llega por casualidad.
Cada semana se revisa antes de que se facture una sola hora.
Una semana de horas llega a la factura sin que nadie la haya revisado. Quien envía la semana bloquea sus horas, y un aprobador la aprueba o la devuelve con un motivo que la persona puede leer y corregir. La oficina también puede rellenar y enviar una semana por otra persona, y se puede limitar a un aprobador a las semanas de los proyectos que gestiona.
Sin ello: una semana mal escrita acaba en la factura y el cliente es el primero en notarlo.
La tarifa por hora se elige sola y queda fijada tras la aprobación.
Las tarifas cambian según el cliente y el contrato, y alguien tiene que recordar cuál corresponde a cada hora. Al aprobar, Ekeko toma la tarifa de la partida, luego la del contrato, luego la del cliente y por último su tarifa por hora por defecto, y la anota en la hora. Un cambio posterior nunca modifica el precio de una hora aprobada.
Sin ello: un cambio de tarifa a mitad de proyecto modifica en silencio horas ya aprobadas y la factura deja de coincidir con lo que usted revisó.
Las horas aprobadas pasan a un borrador de factura sin que nadie las reescriba.
A fin de mes alguien suma las horas por cliente y las reescribe en una factura. Horas por facturar muestra las horas aprobadas por cliente y proyecto, y la vista previa ofrece una línea por partida y tarifa, redondeada hacia arriba al paso de facturación (15 minutos por defecto). Cree el borrador y las horas que incluye quedan bloqueadas.
Sin ello: una hora se escapa sin facturar, o la misma hora acaba en dos facturas porque dos personas facturaron el mismo proyecto.
Un trabajo a precio fijo se factura por plazos, como un anticipo y un saldo.
Acordó un precio para todo el trabajo, así que las horas registradas en él no dicen nada de lo que hay que facturar. Dé un precio fijo a una partida y planifique sus plazos, por ejemplo un anticipo y el saldo. Cada plazo se convierte en un borrador de factura cuando usted lo inicia, y el día previsto solo lo marca como pendiente.
Sin ello: las horas registradas de un trabajo a precio fijo acaban en una factura por horas y el anticipo espera a que alguien se acuerde.
Las semanas atrasadas se reclaman solas y un presupuesto le avisa al llegar al 80 por ciento.
Alguien tiene que recordar al equipo que envíe sus horas, y una partida puede pasarse de presupuesto sin que nadie lo note. Cada lunes, quien usa la app de horas y no envió la semana pasada recibe un recordatorio, y los aprobadores reciben un resumen. El jefe de proyecto recibe un aviso al 80 por ciento del presupuesto de horas de una partida y otra vez al 100.
Sin ello: la oficina envía los recordatorios del lunes a mano y una partida supera con creces su presupuesto antes de que nadie lo vea.
Preguntas frecuentes
La app de horas se abre en el navegador del móvil y se puede añadir a la pantalla de inicio. Allí cada día aparece como una lista. Guardar requiere conexión, porque las horas se escriben directamente en el servidor. El tiempo en una orden de trabajo se registra en la app de campo.
Decidir requiere el derecho a aprobar horas, y puede limitar a un aprobador a las semanas de los proyectos que gestiona. Quien tiene ese derecho también puede aprobar su propia semana, y la semana lo muestra. Se pueden aprobar varias semanas a la vez.
La hora conserva la tarifa que tenía al aprobarse. Un cambio en la tarifa de la partida, del contrato, del cliente o la tarifa por defecto solo vale para las horas que se aprueben después. Si no hay tarifa conocida, la hora se aprueba igualmente y Horas por facturar nombra la partida.
Dé un precio fijo a una partida y planifique sus plazos, como un anticipo y un saldo. Las demás partidas del proyecto se pueden seguir facturando por horas. Las horas de una partida a precio fijo se pueden registrar y cuentan para su presupuesto, pero nunca llegan a Horas por facturar.
Cuando una factura cobra horas, su PDF incluye una página aparte, el Detalle de horas, con las horas por partida, día y persona y un total. No muestra tarifas ni importes. Lista el tiempo trabajado, así que puede diferir de la cantidad facturada por el redondeo.
¿Listo para facturar sus horas sin reescribirlas?
En la demo registramos una semana en un móvil, la aprobamos y convertimos las horas en un borrador de factura.