Questions fréquentes

Ekeko est un logiciel ERP et CRM pour les indépendants et les PME belges. Il réunit devis, factures, planification, bons de travail, stock, boutique en ligne et relation client dans un seul système, avec des workflows que vous dessinez et une IA qui fait la paperasse.

Ekeko est conçu pour les petites et moyennes entreprises belges qui envoient des équipes travailler sur site, comme les installateurs, les sociétés de nettoyage et les entreprises d'entretien d'espaces verts. Devis, planning, bons de travail, factures et achats sont réunis dans un seul système, de sorte que le bureau et les techniciens travaillent avec les mêmes données.

Inscrivez-vous avec votre adresse e-mail et ajoutez les données de votre entreprise, ou recherchez-les dans le registre des entreprises. Nous vous contactons ensuite pour finaliser votre onboarding. Votre essai gratuit de 30 jours commence dès que votre compte est activé et ne demande aucun paiement. Vous travaillez dans votre navigateur, il n'y a donc rien à installer. Si vous préférez d'abord voir Ekeko, réservez une démo.

Non, vous chargez vos propres listes depuis un fichier CSV ou Excel avec l'assistant d'import, par exemple les clients, contacts, fournisseurs, articles, sites et matériel. Ekeko vérifie chaque ligne avant d'importer quoi que ce soit, et vous pouvez relancer un import plus tard pour mettre à jour les fiches existantes.

L'IA prépare et lit, et rien n'arrive chez un client sans que vous l'envoyiez ou que vous ayez défini une règle qui le fait. Elle rédige des lignes de devis à partir de votre catalogue, lit la confirmation d'un fournisseur et rédige des brouillons de réponse. Tout ce qui ne peut pas être annulé attend votre confirmation.

Un utilisateur léger travaille uniquement dans les applications de suivi des heures, d’entrepôt, de caisse et de service terrain, par exemple un technicien qui termine des bons de travail sur place. Un utilisateur léger coûte moins cher qu’un utilisateur ordinaire. La page des tarifs indique le prix actuel.

Oui, tous les montants de la page des tarifs s'entendent hors TVA, sauf mention contraire.

Oui, vous pouvez payer par trimestre ou par an. Le paiement annuel donne le prix le plus bas par utilisateur et par mois. La page des tarifs montre les deux.

Non, les deux sont facultatifs. L'accompagnement au démarrage est un prix unique et le support est un abonnement mensuel avec une heure incluse. Vous pouvez démarrer sans l'un ni l'autre.

Oui, vous pouvez importer des clients depuis un fichier CSV ou Excel, et Ekeko propose quelle colonne va dans quel champ. Avant tout import, vous voyez les problèmes ligne par ligne et vous pouvez télécharger un rapport d'erreurs. Le même assistant fonctionne pour les contacts, fournisseurs, articles, sites et matériel.

Oui, vous décrivez votre client idéal, par exemple des installateurs de panneaux solaires en Flandre orientale de 5 à 20 employés, et Ekeko cherche dans le registre belge des entreprises. Le chiffre d'affaires et le résultat d'exploitation des comptes annuels déposés s'affichent avant que vous appeliez. Les petites sociétés peuvent garder leur chiffre d'affaires confidentiel, il n'est donc pas disponible pour toutes.

Oui, chaque devis, commande, facture, bon de travail et e-mail est rattaché au client ou à l'opportunité, de sorte qu'une seule page montre ce qui est ouvert et ce qui est déjà payé. Vos collègues voient le même historique quand vous n'êtes pas au bureau.

Oui, vous connectez une boîte mail partagée Microsoft 365 ou Google, et chaque conversation est classée chez le client, où votre équipe peut la lire. Vous répondez depuis Ekeko et attribuez une conversation à la personne qui la suit, ce qui montre clairement qui répond.

Oui, une campagne envoie un seul e-mail à une liste d'un coup et une séquence envoie une série, par exemple trois messages dans la première semaine après l'arrivée d'un client. Les listes dynamiques se remplissent d'elles-mêmes avec toutes les personnes qui correspondent à vos filtres, elles restent donc à jour.

Oui, vous configurez un champ IA qui lit ce qui se trouve déjà dans votre CRM, par exemple le secteur de chaque entreprise. Vous prévisualisez d'abord cinq résultats, le lancez sur 500 enregistrements au maximum et annulez toute l'exécution si les réponses vous déçoivent.

Oui, votre client ouvre le devis dans le portail client, dessine sa signature et l'accepte à l'écran. Le devis apparaît alors comme accepté de votre côté, et un workflow peut lancer le bon de travail et la facture à partir de cette signature.

Oui, vous dites de quel travail il s'agit, par exemple douze panneaux solaires, un onduleur de 5 kW et la pose, et Ekeko rédige les lignes à partir de votre propre catalogue. Les prix restent à votre main et rien ne part tant que vous n'envoyez pas le devis. La dictée nécessite une connexion internet.

Oui, un devis accepté devient une commande et une facture sans ressaisie, et une liste des éléments à facturer montre ce qui est prêt à être facturé. Pour un gros chantier, vous envoyez d'abord une facture d'acompte, et la facture finale la déduit. Les notes de crédit font partie de la même chaîne.

Oui, Ekeko envoie les factures et notes de crédit sous forme de factures électroniques structurées via Peppol, avec Billit comme point d'accès, et affiche le statut de livraison. La facturation électronique structurée entre assujettis belges à la TVA est obligatoire depuis le 1er janvier 2026. Il vous faut un compte Billit pour l'entreprise avec laquelle vous facturez.

Oui, Ekeko contrôle chaque facture d'achat par rapport au bon de commande et aux marchandises reçues, pour que vous ne regardiez que ce qui ne correspond pas. Une facture peut arriver via Peppol, en PDF ou être saisie à la main, et le paiement est suspendu si elle s'écarte trop de la commande.

Oui, les contrats sont facturés par un cycle de facturation qui crée une facture par client pour chaque période échue. Un cycle nocturne peut laisser les factures en brouillon pour que vous les vérifiiez, ou les comptabiliser et les envoyer tout de suite, via Peppol si le client peut les recevoir et par e-mail sinon.

Oui. Quand un client envoie une commande par mail à une boîte de vente que vous avez connectée, Ekeko lit le mail et sa pièce jointe, retrouve le client et vos articles dans vos propres données et applique les prix de votre liste aux lignes. Une commande claire devient un brouillon de devis. Ce qui n'est pas clair attend dans une file de vérification, et rien n'est confirmé ni envoyé sans vous.

Oui, les techniciens ouvrent l'application terrain dans le navigateur de leur téléphone ou de leur tablette et peuvent l'ajouter à l'écran d'accueil. Ils voient leurs propres bons de travail, avec les tâches, le matériel et le temps de chaque intervention, et le bureau voit le même bon de travail de son côté.

Oui, dans une cave sans réseau, un technicien peut suivre son temps, prendre des photos, recueillir la signature du client et clôturer le bon de travail, et tout se synchronise dès qu'il y a une connexion. L'application s'ouvre aussi sans réseau. Dicter et démarrer une intervention avec contrôle de sécurité nécessitent une connexion.

Non, un bon de travail reste ouvert tant qu'une photo obligatoire manque ou que le rapport de panne exigé par le type d'intervention n'est pas rempli. Une ligne de checklist obligatoire ne peut rester ouverte qu'avec un motif écrit, conservé dans la piste d'audit avec le nom du technicien.

Oui, quand un technicien touche En route, Ekeko peut envoyer au client par e-mail le nom du technicien et l'heure d'arrivée prévue. WhatsApp fonctionne aussi une fois configuré et si le client y a consenti. Le technicien décide pour chaque visite si le client est prévenu.

Oui, les techniciens démarrent et arrêtent le pointage sur l'intervention, vous approuvez les heures, et les heures approuvées passent sur la facture sans ressaisie. Les heures encore en attente d'approbation restent hors de la facture et vous en êtes averti.

Oui, les plans d'entretien créent à l'avance les bons de travail des visites récurrentes, à intervalle fixe ou selon un relevé de compteur, comme les heures de fonctionnement. Personne n'a besoin de retenir une visite, et vous les planifiez dans le planning comme n'importe quelle autre intervention.

Non, votre boutique en ligne repose sur le catalogue que vous gérez déjà dans Ekeko, vous n'avez donc pas à construire ni à entretenir une boutique séparée. Les clients parcourent, passent commande et paient en ligne, et chaque commande arrive directement dans votre système.

Oui, un visiteur dit à l'assistant d'achat ce dont il a besoin, par exemple un casque pour travailler à la maison, et voit les produits adaptés de votre boutique en ligne. L'assistant ne propose que des produits de votre propre catalogue, il n'offre donc jamais un article que vous ne vendez pas.

Oui, la boutique en ligne utilise le même catalogue que vous gérez déjà dans Ekeko, de sorte que chaque produit n'est tenu qu'à un seul endroit. Les mêmes articles, prix et stocks servent dans vos devis, vos bons de travail et votre boutique. Une modification d'un article se fait une seule fois et apparaît partout.

Les commandes de la boutique en ligne arrivent directement dans Ekeko, avec les coordonnées du client, à côté de vos autres commandes clients. Vous suivez chaque commande du paiement à l'expédition dans une seule vue. Vous pouvez rembourser une ligne, les frais de port ou un autre montant depuis la même commande.

Oui, un produit peut avoir plusieurs variantes, chacune avec son propre numéro d'article et sa photo, comme un thermostat en trois couleurs et deux tailles. Chaque type de produit a ses propres propriétés, et les produits vendus ensemble se regroupent en un seul article.

Oui, la boutique en ligne travaille avec le stock que vous gérez dans Ekeko. Quand un article est épuisé, vous choisissez si la boutique l'affiche comme épuisé, le masque ou continue à le vendre avec un message comme le délai de livraison. Le catalogue, le panier et le paiement suivent la même règle.

Demandez à Ekeko répond à partir des documents que vous ajoutez à la base de connaissances et de vos propres données Ekeko, et indique la source à côté de chaque réponse. Vous posez votre question avec vos propres mots, tapée ou dictée, et il n'utilise que ce que votre rôle est autorisé à voir.

Vous pouvez ajouter des fichiers PDF, Word et Excel de 100 Mo maximum chacun, des notes écrites et des liens vers des pages web. Un site entier peut aussi être exploré, et vous décrivez les pages qui valent la peine d'être gardées. Les PDF numérisés sont également lus.

Chaque réponse indique sa source, de sorte que vous pouvez ouvrir le document et la vérifier avant d'agir. Demandez à Ekeko peut encore se tromper, par exemple si le bon document n'a jamais été ajouté, c'est donc vous qui décidez de ce que vous faites de la réponse.

Seules les personnes de votre entreprise dont le rôle l'autorise peuvent voir les documents que vous ajoutez. Vous définissez ces rôles pour chaque employé. Les autres entreprises sur Ekeko ne voient jamais votre base de connaissances, et Demandez à Ekeko n'utilise que ce que la personne qui pose la question est autorisée à voir.

Non, l'IA rédige une réponse à partir de la conversation et de votre base de connaissances, et vous la relisez et l'envoyez. Sans règle de réponse automatique sur une boîte mail, chaque réponse reste un brouillon. Avec une règle, l'IA peut répondre seule, dans la limite fixée par conversation.

Non, le portail client est une page web. Vous invitez un client par e-mail, il définit un mot de passe et se connecte depuis son navigateur. Un administrateur de son côté peut inviter des collègues, et vous pouvez à tout moment retirer l'accès.

Les clients soumettent et suivent des demandes d'intervention, ouvrent leurs bons de travail, devis, factures et contrats, signent les devis et remplissent les formulaires que vous leur envoyez. Ils voient aussi leur propre matériel et son emplacement sur le plan. Vous décidez qui reçoit une invitation.

Oui, une demande d'intervention d'un client arrive dans votre liste de demandes, où vous la traitez et la convertissez en bon de travail. Le client suit son statut dans le portail sans vous appeler et peut recevoir des e-mails automatiques à ce sujet.

Oui, quand le paiement en ligne est activé pour votre entreprise, un client ouvre une facture en cours dans le portail et la paie sur place. Le portail suit le paiement jusqu'à sa confirmation, puis la facture apparaît comme payée. Si un paiement échoue, le client peut réessayer.

Oui, pour les types de rendez-vous que vous ouvrez aux clients. Un client réserve directement depuis le portail et la réservation apparaît dans votre liste de réservations. Les pages de réservation publiques fonctionnent de la même façon pour les personnes qui ne sont pas encore clientes, et leurs réservations arrivent dans la même liste.

Non, vous construisez une automatisation en assemblant des blocs par glisser-déposer, ou vous écrivez en une phrase ce qui doit se passer et Ekeko construit et vérifie le flux. Il existe des blocs pour vos données, tâches, communications, conditions et calculs, et vous décidez quand il passe en production.

Un événement dans Ekeko peut la déclencher, comme un devis signé ou un nouveau client, de même qu'un e-mail entrant, un formulaire envoyé, un moment précis ou un appel d'un autre système. Vous choisissez le déclencheur au moment de construire l'automatisation.

Oui, un workflow peut contenir une étape IA ou un agent IA qui exécute une tâche que vous décrivez, et sa réponse passe au bloc suivant. L'historique des exécutions montre la tâche, les étapes de l'agent et sa réponse, pour que vous voyiez comment il est arrivé à un résultat.

Vous le modifiez vous-même dans l'éditeur, en déplaçant ou en ajoutant des blocs. Testez la modification sur de vrais enregistrements avant de remettre le flux en production, et utilisez l'historique des exécutions pour voir ce qui s'est passé lors des exécutions précédentes. Un workflow que vous n'utilisez plus peut être archivé puis restauré plus tard.

Oui, vous lancez un test sur de vrais enregistrements de vos données et lisez ce que chaque étape a fait avant de mettre le flux en production. Lors d'un test, rien n'est enregistré ni envoyé, même si les étapes IA appellent réellement le modèle et consomment des crédits.

Non. Un brouillon de réponse n'apparaît que lorsqu'un collaborateur le demande, et une personne le lit, le modifie et l'envoie. Les clients reçoivent en revanche des e-mails automatiques quand leur demande est reçue, résolue ou refusée, et une enquête de satisfaction après sa clôture. Vous pouvez désactiver ces e-mails pour tout le compte.

Vous décidez par boîte mail. Ekeko peut ajouter l'expéditeur comme nouveau contact et créer la demande à son nom, classer chaque demande sous un client que vous choisissez, ou refuser l'e-mail. La réception fonctionne avec une boîte mail Microsoft que vous connectez à Ekeko.

Non. L'alerte part sous forme de notification dans Ekeko, d'e-mail et de notification push sur les téléphones qui l'autorisent. C'est un collaborateur qui démarre une escalade, elle ne démarre pas toute seule. Ekeko prévient en revanche la personne assignée avant qu'une échéance n'expire, puis elle et les responsables du service desk une fois qu'elle est dépassée.

Oui, en une seule action. Le bon de travail reprend le client, l'équipement, le titre, la description et la priorité, et conserve le contrat de service qui couvre la demande. Une demande peut avoir plus d'un bon de travail si vous en ajoutez un autre.

Oui. Vous collez un court extrait de code sur votre site et la page s'affiche dans la page ou en fenêtre pop-up. Elle ne se charge que sur les domaines que vous indiquez. Chaque page a aussi un lien hébergé par Ekeko, si vous préférez le partager.

Ekeko recontrôle la capacité au moment où chaque client envoie sa réservation, une réservation à la fois. Le premier obtient la place et l'autre apprend que le créneau n'est plus disponible, sans perdre ce qu'il a saisi. Pendant qu'on remplit le formulaire, Ekeko garde aussi le créneau, mais cette réservation est brève. Le contrôle à l'envoi est donc ce qui compte.

Pas par défaut. Vous pouvez configurer une formule pour demander un acompte, comptabilisé comme une facture d'acompte, et la page de réservation affiche le montant avant que le client ne s'engage. Les clients que vous facturez sur compte n'y sont pas soumis.

Vous choisissez par formulaire. Soit rien n'est enregistré, soit le visiteur peut reprendre plus tard dans le même navigateur ou via un lien envoyé par mail, soit vous voyez aussi qui s'est arrêté et où, pour envoyer un lien ou remplir le formulaire à sa place. Un brouillon sans adresse e-mail ni numéro de téléphone est supprimé après deux jours.

Une campagne est un e-mail qui part vers toute une liste depuis votre propre domaine. Une séquence est une série d'e-mails envoyés l'un après l'autre depuis la boîte mail d'une personne, par exemple une relance de devis, et elle peut s'arrêter quand le client répond. Une série d'e-mails marketing vers une liste se construit avec un workflow qui inscrit les contacts à une campagne après l'autre.

Oui. Une campagne part d'un domaine vérifié. Vous ajoutez le domaine dans les paramètres, placez les enregistrements DNS chez votre fournisseur DNS et les vérifiez d'un clic. Tant que le domaine n'est pas vérifié, vous pouvez préparer la campagne mais pas l'envoyer.

Chaque e-mail de campagne se termine par un lien de désinscription, et un clic suffit. L'adresse est placée sur la liste des désinscriptions et ne reçoit plus de campagnes ni de séquences. Les adresses qui rejettent définitivement ou qui signalent l'e-mail comme spam arrivent aussi sur cette liste.

Un formulaire d'inscription peut ajouter des personnes à une liste de contacts, et vous pouvez d'abord demander une confirmation par e-mail (double opt-in). Le webshop a sa propre inscription à la newsletter avec double opt-in, et ses abonnés figurent sur la page Newsletter.

Oui, dès que vous connectez une boîte mail pour les réponses des fournisseurs, Ekeko lit les mails qui y arrivent ainsi que les PDF que vous déposez sur une commande. L'IA compare les lignes à la commande et vous acceptez ou modifiez chaque écart. Pour un fournisseur de confiance, les réponses dans votre tolérance sont acceptées automatiquement, sauf les lignes commandées pour un client. La lecture consomme des crédits IA.

Oui, vous réglez un article pour qu'il soit suivi par lot ou par numéro de série. Les lots ont une date d'expiration, et vous suivez un numéro de série de la livraison jusqu'à l'appareil chez le client. Un numéro de série peut être bloqué : l'unité reste en rayon mais ne peut pas sortir.

Dans l'application entrepôt, vous enregistrez les marchandises en trop comme excédent, ou vous recevez un autre article en remplacement d'une ligne commandée. Les marchandises renvoyées au fournisseur sont consignées dans un retour fournisseur avec un motif, et le stock diminue. La note de crédit reste à émettre par le fournisseur, et la facture d'achat est contrôlée par rapport à ce qui a été reçu moins ce qui a été renvoyé.

Oui, une demande de prix envoie les mêmes lignes à plusieurs fournisseurs par e-mail. Vous saisissez les prix reçus, vous les comparez ligne par ligne et vous attribuez chaque ligne au fournisseur de votre choix. Ekeko crée ensuite un bon de commande en brouillon par fournisseur retenu.

Non. La caméra du téléphone lit les codes EAN, UPC, Code 128, Code 39, ITF et QR, y compris sur un iPhone. Une douchette Bluetooth ou USB qui se comporte comme un clavier fonctionne aussi, et tout code peut être saisi à la main.

L'application a besoin d'une connexion pour enregistrer. Une barre en haut indique quand le téléphone est hors ligne, et la réception, le comptage, le picking, les déplacements et les signatures ne sont pas conservés pour plus tard. Reprenez dès que la connexion revient.

Scanner ne fait que remplir la feuille de comptage. Le stock change seulement quand le comptage est clôturé, ce qui met chaque ligne comptée sur le nombre compté et garde la correction comme un mouvement de stock consultable. D'ici là, un total erroné peut être remplacé.

Commencer une commande la met à votre nom, et un collègue qui l'ouvre voit qui la prépare. Il peut la reprendre, et ce qui a déjà été prélevé reste dans la livraison. Rendre la commande conserve aussi vos prélèvements, et le suivant continue là où vous vous êtes arrêté.

Vous enregistrez la livraison comme remise sans signature et choisissez un motif : personne n'était là pour signer, le destinataire n'a pas voulu signer, laissé à l'endroit convenu ou une autre raison. La livraison reste dans la liste « À signer », et peut donc encore être signée plus tard.

Oui, vous décidez par rôle qui peut voir et faire quoi, afin que chaque employé ait exactement l'accès que son travail demande. Vous pouvez aussi masquer des champs précis à un rôle, et Demandez à Ekeko n'utilise que ce que la personne qui pose la question peut voir. Les autres entreprises sur Ekeko ne voient jamais vos données.

Oui, vous configurez la vérification en deux étapes avec une application d'authentification lors de votre première connexion, et vous recevez des codes de récupération au cas où vous perdriez votre téléphone. Vous gérez vous-même vos appareils connectés et vos sessions. Si vos codes sont épuisés ou perdus, votre administrateur peut réinitialiser la vérification pour vous.

Oui, grâce au provisionnement SCIM depuis Microsoft Entra ID. Votre administrateur crée un jeton dans les paramètres et le colle dans une application d'entreprise Entra. Dès lors, Entra crée, met à jour et désactive les comptes et envoie ses groupes, que vous associez à des rôles. Un nouveau collègue reçoit le rôle par défaut que vous avez choisi.

Oui, chaque modification faite par une IA, via Demandez à Ekeko, un assistant connecté, un workflow, un champ IA ou un e-mail de commande, porte une étiquette et figure dans la vérification IA. Vous pouvez ouvrir chaque modification et l'annuler lorsque c'est possible.

Oui, en plus des tableaux de bord, vous créez vos propres rapports avec des graphiques et un accès aux détails. S'il manque un rapport, dites ce que vous voulez voir, par exemple les opportunités gagnées par mois, et Ekeko construit le graphique que vous ajustez et enregistrez.

Oui, via MCP, dès que votre administrateur active les connexions IA. L'assistant travaille avec les droits de la personne qui le connecte, tout ce qui ne peut pas être annulé attend votre confirmation dans Ekeko, et les modifications de l'IA portent une étiquette dans le journal d'audit.

Non, le prix par utilisateur inclut tous les modules, donc le CRM, les devis et factures, le service terrain, la boutique en ligne et la comptabilité sont tous compris. Les modules peuvent être activés ou désactivés par entreprise, de sorte que votre équipe ne voit que ceux que vous utilisez. La page des tarifs indique le prix actuel par utilisateur.

L'application heures s'ouvre dans le navigateur d'un téléphone et peut être ajoutée à l'écran d'accueil. Chaque jour s'y affiche sous forme de liste. L'enregistrement demande une connexion, car les heures vont directement au serveur. Le temps sur un bon de travail se saisit dans l'application terrain.

Décider demande le droit d'approuver des heures, et vous pouvez limiter un approbateur aux semaines des projets qu'il gère. Celui qui a ce droit peut aussi approuver sa propre semaine, et la semaine l'indique alors. Plusieurs semaines peuvent être approuvées en une fois.

L'heure garde le tarif qu'elle avait à l'approbation. Un changement du tarif du poste, du contrat, du client ou du tarif par défaut ne vaut que pour les heures approuvées ensuite. Si aucun tarif n'est connu, l'heure est quand même approuvée et Heures à facturer nomme le poste.

Donnez un prix fixe à un poste et planifiez ses échéances, comme un acompte et un solde. Les autres postes du projet peuvent toujours être facturés à l'heure. Les heures d'un poste à prix fixe restent enregistrables et comptent dans son budget, mais n'arrivent jamais dans Heures à facturer.

Quand une facture porte sur des heures, son PDF reçoit une page séparée, le Relevé des heures, avec les heures par poste, jour et personne et un total. Il n'affiche ni tarifs ni montants. Il liste le temps travaillé, donc il peut différer de la quantité facturée à cause de l'arrondi.

Téléchargez l'export pour le comptable : un ZIP avec un CSV par journal ainsi que le PDF et le fichier UBL de chaque facture de vente et note de crédit comptabilisée. Si votre comptable travaille dans Exact Online, Ekeko peut y comptabiliser vos factures de vente et récupérer les factures d'achat reçues par Exact.

La déclaration est remplie à partir des documents comptabilisés de la période et contrôlée avec les comptes de TVA du grand livre. Un écart s'accompagne de la liste des autres écritures sur ces comptes, et une déclaration qui ne concorde pas ne peut pas être marquée comme déposée.

Fixez une seule fois le numéro de départ de vos séries de factures et de notes de crédit, avant que la première soit comptabilisée, et votre ancienne numérotation continue. Comptabilisez un bilan d'ouverture avec vos factures et factures d'achat ouvertes, pour que les rappels et le rapprochement des paiements fonctionnent dès le premier jour.

La page Trésorerie prévoit les semaines à venir, 13 par défaut, à partir de vos soldes bancaires, des factures ouvertes selon le retard de paiement habituel de chaque client, des factures d'achat ouvertes, des contrats, de la TVA à son échéance et des montants récurrents que vous ajoutez. Elle repère le point le plus bas.

Enregistrez chaque immobilisation une fois, avec sa durée de vie et une méthode linéaire ou dégressive. Ekeko comptabilise l'amortissement de chaque mois une fois celui-ci terminé, et la vente ou la mise au rebut d'une immobilisation comptabilise son résultat. Le tableau des amortissements concorde avec le grand livre.

Un article ordinaire se vend quand même et le niveau de stock devient négatif, signe qu'il faut compter l'étagère. Une machine avec numéro de série est refusée si elle n'est pas en stock.

Choisissez ou créez le client sur le ticket. Un client avec un numéro de TVA reçoit la facture automatiquement et un particulier peut en demander une. La facture est comptabilisée avec les paiements enregistrés, et un remboursement pour un client avec numéro de TVA devient une note de crédit.

Créez une caisse par comptoir. Chaque caisse a sa propre session, son comptage de tiroir, son emplacement de stock et ses moyens de paiement, et une seule session peut être ouverte à la fois sur une caisse. Les collègues d'une même caisse sont crédités ligne par ligne comme vendeurs.

La boutique en ligne contrôle le stock en direct de l'entrepôt de la boutique avant de prendre une commande. Pointez la caisse sur cet entrepôt et chaque vente en caisse baisse le stock que voit la boutique en ligne, de sorte que les deux vendent à partir d'un seul comptage.

La caisse ne communique pas avec le terminal de paiement. Encaissez sur votre propre terminal, puis confirmez le montant à la caisse, qui l'enregistre comme paiement par carte et le compte dans le rapport journalier.

Non, vous importez le fichier CODA exporté par votre banque et Ekeko propose à quelle facture correspond chaque paiement. Il lit uniquement le CODA et ne consulte pas votre compte bancaire. Vous confirmez chaque rapprochement et le paiement est enregistré sur la facture.

Oui, vous téléchargez l'export pour le comptable, un ZIP avec un CSV par journal et le PDF et le fichier UBL de chaque facture de vente comptabilisée. Si votre comptable travaille dans Exact Online, Ekeko peut aussi y comptabiliser vos factures de vente et récupérer les factures fournisseurs qu'Exact reçoit.

Oui, chaque personne reçoit un rôle qui détermine ce qu'elle peut voir et faire, et vous pouvez masquer les prix de revient pour un rôle. Une modification d'un rôle s'applique tout de suite, sans nouvelle connexion. Partez des rôles prêts à l'emploi ou créez les vôtres.

Vous les saisissez avec leur échéance comme postes ouverts dans votre solde d'ouverture, si bien que les rappels, la balance âgée et le lettrage des paiements fonctionnent dès le premier jour. Clients, fournisseurs, articles et contrats s'importent avec l'assistant d'import depuis un fichier CSV ou Excel.

Oui, l'application terrain fonctionne dans le navigateur de votre téléphone ou tablette, sans rien installer depuis un app store. Vous voyez vos interventions, enregistrez heures et photos et faites signer le client à l'écran. Les heures, les photos et la signature continuent de fonctionner sans réseau.

Elle démarre à la date d'installation que vous saisissez en enregistrant l'appareil, et à la date de livraison quand un appareil livré avec numéro de série crée l'appareil. Dans les deux cas, la date de début est un champ à part, que vous pouvez corriger ensuite vers la vraie date de mise en service.

Oui, les heures, les photos, la signature du client et la clôture du bon de travail restent sur le téléphone et sont envoyées dès qu'il y a du réseau et que l'application est ouverte. La checklist est vérifiée sur le téléphone avant la clôture. La dictée exige une connexion.

Oui, Ekeko compare les heures approuvées à leur taux de revient et les matériaux à leur prix de revient avec ce que vous facturez, par bon de travail et par projet. Seuls les rôles autorisés à voir les marges peuvent l'ouvrir, vous pouvez donc le cacher à vos techniciens.

Non, Ekeko ne dépose rien auprès d'un organisme de contrôle ou du gestionnaire de réseau. Vous pouvez joindre le certificat de contrôle à l'appareil et suivre la prochaine échéance avec un rappel, et le bon de travail signé et les photos montrent ce qui a été installé.

Oui, l'assistant d'import reprend appareils, contrats, clients et plus encore depuis un fichier CSV ou Excel, propose la correspondance de vos colonnes et vérifie le fichier avant d'enregistrer quoi que ce soit. Un appareil avec une date de fin de garantie voit cette garantie enregistrée.

Seuls les contrats que vous réglez sur la reconduction automatique sont reconduits, par un traitement nocturne, sauf si la résiliation du client a été enregistrée à temps. Chaque contrat qui se termine bientôt figure dans la liste à reconduire, 60 jours à l'avance par défaut. Ekeko n'envoie aucun courrier de reconduction ou de résiliation au client.

Non, vous saisissez vous-même la nouvelle valeur de l'indice et Ekeko affiche le nouveau montant de chaque contrat qui suit cet indice. Vous décochez ce qui ne doit pas bouger et appliquez le reste. Seuls des indices de coûts sont proposés, comme un indice salarial Agoria ou un indice de matériaux. L'indice des prix à la consommation n'en fait pas partie.

La visite au-delà du nombre inclus est facturée au lieu d'être couverte par le contrat. Un contrat peut inclure des visites et des heures par période et indiquer si la main-d'œuvre, le matériel et le déplacement sont couverts. Les heures non utilisées peuvent être reportées sur la période suivante si vous l'activez.

Oui, une journée à la fois. Ekeko propose un ordre de route pour la journée d'un technicien, indique ce qu'il fait gagner, et vous l'appliquez ou le laissez de côté. Il part du dépôt, du domicile du technicien ou de la première intervention, et les interventions épinglées restent en place. Celles sans adresse connue passent en dernier.

Oui, vous importez contrats, clients et machines depuis Excel ou CSV, avec correspondance de colonnes suggérée et un essai à blanc qui liste les problèmes par ligne avant tout enregistrement. Une ligne de contrat porte client, appareil, niveau de service, dates de début et de fin. Les conditions de facturation de 2000 contrats au plus se règlent ensuite d'un coup.

Non, le rapport de contrôle officiel vient de l'organisme de contrôle agréé, et Ekeko n'en établit pas. Ekeko conserve vos propres mesures, vos photos et la signature du client sur le bon de travail et les imprime sur le bon de travail signé, et vous pouvez ranger le rapport de l'organisme de contrôle dans le dossier de l'installation.

Oui, vous importez les compétences des techniciens depuis un fichier Excel ou CSV, avec le numéro de certificat, la date d'émission et la date d'expiration en colonnes. Un essai à blanc liste les problèmes ligne par ligne avant tout enregistrement. Les machines et les installations s'importent de la même façon.

Une ligne que vous marquez comme bloquante empêche le démarrage quand on y répond par la négative, et le technicien ne peut que refuser l'intervention en donnant un motif. Il n'existe aucun bouton pour démarrer quand même. Le contrôle de sécurité est redemandé à chaque démarrage et à chaque reprise du travail.

Oui, une fois le bon de travail signé, le client peut l'ouvrir dans le portail client, avec les réponses de la checklist et l'indication de si chaque mesure était dans la plage. Les photos n'apparaissent que si vous les avez partagées avec le client. Le résumé et les constats n'apparaissent qu'après la signature.

Oui, un tableau de garde indique qui est de garde et une échelle d'escalade indique qui alerter et après combien de temps. Lancer l'escalade sur une demande d'intervention alerte la personne de garde à cet instant, puis le niveau suivant. L'alerte arrive sous forme de notification, d'e-mail et de notification push sur le téléphone, sans SMS ni appel.

Pas encore. Le check-in et le check-out deviennent obligatoires le 1er avril 2027 sur les chantiers de 500 000 euros ou plus, hors TVA. L'enregistrement d'Ekeko auprès de la sécurité sociale est aujourd'hui conçu pour le nettoyage. D'ici là, les chantiers continuent d'utiliser Checkinatwork.

Oui, vous choisissez comment deux phases dépendent l'une de l'autre, par exemple la suivante démarre quand la première se termine ou en même temps qu'elle. Vous pouvez ajouter des jours d'attente, par exemple pour le séchage du béton, ou des jours négatifs pour un chevauchement. Un décalage qui rompt un lien est quand même appliqué, avec un avertissement.

Vous le voyez avant de facturer. Sur un travail au forfait, les heures et les matériaux enregistrés sont listés comme travaux supplémentaires possibles, et vous décidez travail par travail de les facturer en plus du devis. Une ligne de devis avec un temps prévu affiche aussi les heures enregistrées face aux heures devisées.

Non, les chiffres de coût et de marge demandent un droit à part. Dans les rôles standard, administrateurs et managers l'ont, les techniciens non, et ces derniers ne voient pas la liste des projets. Ils ouvrent sur leur téléphone les travaux qui leur sont attribués. Vous pouvez donner ce droit à d'autres rôles dans les réglages des rôles.

Elles viennent de données différentes, c'est pourquoi Ekeko les affiche côte à côte. Le prix de revient utilise les heures validées à votre coût horaire interne, les matériaux enregistrés sur les bons de travail et ce que ces bons facturent. Le résultat comptable utilise les factures et factures de fournisseurs comptabilisées sur le projet, donc celles des sous-traitants ne figurent que là.