Les heures arrivent sur la facture sans ressaisie.
Quelqu'un relance l'équipe pour ses heures et les retape dans une facture. Dans Ekeko, vos équipes enregistrent leur semaine dans l'application heures, un collègue l'approuve et les heures approuvées deviennent un brouillon de facture.
Le suivi des heures d'Ekeko s'adresse aux entreprises dont les équipes enregistrent des heures sur des projets. Elles remplissent la semaine dans l'app des heures, un approbateur la contrôle et fixe le tarif horaire, et les heures approuvées deviennent une facture brouillon. Les chantiers à prix forfaitaire se facturent par termes, et les rappels et alertes de budget suivent pour vous.
Qu'y a-t-il dedans ?
Les heures s'enregistrent une fois et s'approuvent une fois et la facture se construit à partir de ce qui a été approuvé.
Vos équipes enregistrent leurs heures sur le téléphone, pendant qu'elles travaillent, dans une seule grille.
Les heures sont notées le vendredi de mémoire, puis quelqu'un doit les rassembler. Dans l'application heures, vous ajoutez les postes de projet sur lesquels vous travaillez, puis vous saisissez une durée dans une cellule, par exemple 1:30 ou 90min, ou démarrez un chronomètre. Sur un téléphone, chaque jour est une liste.
Sans cela : les heures sont estimées en fin de semaine et le bureau facture ce qui arrive par hasard.
Chaque semaine est contrôlée avant qu'une seule heure soit facturée.
Une semaine d'heures arrive sur la facture sans avoir été contrôlée. Celui qui soumet sa semaine verrouille ses heures, et un approbateur l'approuve ou la renvoie avec une raison que la personne peut lire et corriger. Le bureau peut aussi remplir et soumettre une semaine pour quelqu'un, et on peut limiter un approbateur aux semaines des projets qu'il gère.
Sans cela : une semaine mal saisie finit sur la facture et le client est le premier à le remarquer.
Le tarif horaire est choisi pour vous et reste figé après l'approbation.
Les tarifs varient selon le client et le contrat, et quelqu'un doit se souvenir lequel s'applique à quelles heures. À l'approbation, Ekeko prend le tarif du poste, puis celui du contrat, puis celui du client et en dernier votre tarif horaire par défaut, et l'inscrit sur l'heure. Une modification ultérieure ne change jamais le prix d'une heure approuvée.
Sans cela : un changement de tarif en cours de projet modifie en silence des heures déjà approuvées et la facture ne correspond plus à ce que vous avez vérifié.
Les heures approuvées deviennent un brouillon de facture sans que personne les ressaisisse.
En fin de mois, quelqu'un additionne les heures par client et les retape dans une facture. Heures à facturer liste les heures approuvées par client et par projet, et l'aperçu montre une ligne par poste et par tarif, arrondie vers le haut selon le pas de facturation (15 minutes par défaut). Créez le brouillon et les heures qui y figurent sont verrouillées.
Sans cela : une heure passe sans être facturée, ou la même heure se retrouve sur deux factures parce que deux personnes ont facturé le même projet.
Un travail à prix fixe se facture par échéances, comme un acompte et un solde.
Vous avez convenu d'un prix pour tout le travail, donc les heures enregistrées dessus ne disent rien de ce qu'il faut facturer. Donnez un prix fixe à un poste et planifiez ses échéances, par exemple un acompte et le solde. Chaque échéance devient un brouillon de facture quand vous la lancez, et le jour prévu la signale seulement comme due.
Sans cela : les heures enregistrées d'un travail à prix fixe finissent sur une facture horaire et l'acompte attend que quelqu'un y pense.
Les semaines en retard sont relancées pour vous, et un budget vous avertit à 80 pour cent.
Quelqu'un doit rappeler à l'équipe de soumettre ses heures, et un poste peut dépasser son budget sans que personne s'en aperçoive. Chaque lundi, une personne qui utilise l'application heures et n'a pas soumis la semaine dernière reçoit un rappel, et les approbateurs reçoivent un récapitulatif. Le chef de projet est averti à 80 pour cent du budget d'heures d'un poste, puis de nouveau à 100.
Sans cela : le bureau envoie les relances du lundi à la main et un poste dépasse largement son budget avant que quelqu'un s'en rende compte.
Questions fréquentes
L'application heures s'ouvre dans le navigateur d'un téléphone et peut être ajoutée à l'écran d'accueil. Chaque jour s'y affiche sous forme de liste. L'enregistrement demande une connexion, car les heures vont directement au serveur. Le temps sur un bon de travail se saisit dans l'application terrain.
Décider demande le droit d'approuver des heures, et vous pouvez limiter un approbateur aux semaines des projets qu'il gère. Celui qui a ce droit peut aussi approuver sa propre semaine, et la semaine l'indique alors. Plusieurs semaines peuvent être approuvées en une fois.
L'heure garde le tarif qu'elle avait à l'approbation. Un changement du tarif du poste, du contrat, du client ou du tarif par défaut ne vaut que pour les heures approuvées ensuite. Si aucun tarif n'est connu, l'heure est quand même approuvée et Heures à facturer nomme le poste.
Donnez un prix fixe à un poste et planifiez ses échéances, comme un acompte et un solde. Les autres postes du projet peuvent toujours être facturés à l'heure. Les heures d'un poste à prix fixe restent enregistrables et comptent dans son budget, mais n'arrivent jamais dans Heures à facturer.
Quand une facture porte sur des heures, son PDF reçoit une page séparée, le Relevé des heures, avec les heures par poste, jour et personne et un total. Il n'affiche ni tarifs ni montants. Il liste le temps travaillé, donc il peut différer de la quantité facturée à cause de l'arrondi.
Prêt à facturer vos heures sans les ressaisir ?
Dans la démo, nous enregistrons une semaine sur un téléphone, l'approuvons et transformons les heures en brouillon de facture.