Saisissez une facture ou un paiement une seule fois et la comptabilité suit.
Une facture part, un client paie, une facture d'achat arrive, et quelqu'un ressaisit tout dans la comptabilité. Dans Ekeko, le grand livre se remplit à partir des documents eux-mêmes, la déclaration TVA s'en déduit et votre comptable reçoit le résultat en un seul téléchargement.
La comptabilité d'Ekeko permet aux indépendants et aux PME belges de tenir leurs livres sans saisir deux fois chaque facture, facture d'achat et paiement. Les documents de vente s'enregistrent d'eux-mêmes au grand livre et les factures d'achat attendent comme brouillons que vous les approuviez. Les lignes bancaires reçoivent une correspondance proposée, la déclaration TVA se construit à partir de la comptabilité et votre comptable reçoit un seul export.
Qu'y a-t-il dedans ?
Ce que vous comptabilisez pendant le mois est déjà dans le grand livre quand la déclaration TVA, les rappels et votre comptable en ont besoin.
Chaque facture, note de crédit et paiement arrive tout seul en comptabilité.
Une facture part, le client paie et quelqu'un saisit les deux dans la comptabilité. Dans Ekeko, comptabiliser une facture ou une note de crédit passe une écriture équilibrée dans le journal de ventes, avec le chiffre d'affaires par code TVA et la TVA sur son propre compte. Un paiement passe dans le journal financier et une écriture comptabilisée ne se corrige que par une extourne.
Sans cela : la liste des factures dit une chose, le grand livre une autre, et l'écart n'apparaît qu'à la clôture du trimestre.
Une facture d'achat devient un brouillon que vous contrôlez et approuvez avant la comptabilisation.
Les factures d'achat arrivent par mail et attendent que quelqu'un ait le temps de les saisir. Importez un fichier UBL, un PDF ou un fichier Excel et la facture arrive en brouillon dans vos factures d'achat, puis Ekeko peut proposer le compte de charge et le code TVA d'après les factures précédentes de ce fournisseur. Rien n'est comptabilisé avant votre approbation.
Sans cela : une facture est saisie deux fois ou jamais, parce que personne ne pouvait voir dans la boîte mail si c'était déjà fait.
Les paiements de votre extrait de compte arrivent avec une facture proposée.
Un extrait de compte arrive et quelqu'un cherche, ligne par ligne, à quelle facture appartient chaque paiement. Importez le fichier CODA de votre banque et Ekeko propose la facture ou la facture d'achat derrière une ligne, d'après la communication structurée, le montant ou l'IBAN. Vous confirmez et le paiement est enregistré et comptabilisé.
Sans cela : des factures payées restent ouvertes pendant des semaines, un client qui a déjà payé reçoit un rappel et personne ne se fie aux postes ouverts.
La déclaration TVA se prépare d'après la comptabilité et montre si elle concorde.
Quand la période de TVA se termine, quelqu'un additionne la TVA à la main et espère que cela concorde avec la comptabilité. Ekeko remplit les cases de la déclaration TVA belge à partir des documents comptabilisés de la période et les contrôle avec les comptes de TVA. Quand tout concorde, vous téléchargez la déclaration en fichier XML et la marquez comme déposée ici, ce qui verrouille la période.
Sans cela : un écart de TVA apparaît à l'échéance, quand il ne reste plus de temps pour trouver quelle écriture l'a causé.
Les rappels partent aux jours que vous fixez, pour les factures encore ouvertes.
Relancer les retardataires, c'est parcourir les factures ouvertes en se rappelant qui a reçu quel rappel et quand. Vous fixez les niveaux et les jours après l'échéance, et chaque jour Ekeko envoie par mail le rappel suivant pour chaque facture encore ouverte. La balance âgée montre qui doit quoi et depuis combien de temps.
Sans cela : le client qui paie toujours en retard n'est jamais relancé, et celui qui a payé hier reçoit quand même un rappel.
Votre comptable reçoit les journaux et factures de vente de l'année en un téléchargement.
En fin d'année, le comptable demande des exports et des copies de factures, souvent dans des mails séparés. Un seul ZIP contient un CSV par journal ainsi que le PDF et le fichier UBL de chaque facture de vente et note de crédit comptabilisée. La balance de vérification, le bilan et le compte de résultats viennent du même grand livre, et la clôture annuelle ouvre l'année suivante.
Sans cela : le comptable reconstruit l'année à partir de PDF et de pièces jointes, et les questions reviennent une fois les comptes clôturés.
Questions fréquentes
Téléchargez l'export pour le comptable : un ZIP avec un CSV par journal ainsi que le PDF et le fichier UBL de chaque facture de vente et note de crédit comptabilisée. Si votre comptable travaille dans Exact Online, Ekeko peut y comptabiliser vos factures de vente et récupérer les factures d'achat reçues par Exact.
La déclaration est remplie à partir des documents comptabilisés de la période et contrôlée avec les comptes de TVA du grand livre. Un écart s'accompagne de la liste des autres écritures sur ces comptes, et une déclaration qui ne concorde pas ne peut pas être marquée comme déposée.
Fixez une seule fois le numéro de départ de vos séries de factures et de notes de crédit, avant que la première soit comptabilisée, et votre ancienne numérotation continue. Comptabilisez un bilan d'ouverture avec vos factures et factures d'achat ouvertes, pour que les rappels et le rapprochement des paiements fonctionnent dès le premier jour.
La page Trésorerie prévoit les semaines à venir, 13 par défaut, à partir de vos soldes bancaires, des factures ouvertes selon le retard de paiement habituel de chaque client, des factures d'achat ouvertes, des contrats, de la TVA à son échéance et des montants récurrents que vous ajoutez. Elle repère le point le plus bas.
Enregistrez chaque immobilisation une fois, avec sa durée de vie et une méthode linéaire ou dégressive. Ekeko comptabilise l'amortissement de chaque mois une fois celui-ci terminé, et la vente ou la mise au rebut d'une immobilisation comptabilise son résultat. Le tableau des amortissements concorde avec le grand livre.
Prêt à clôturer le trimestre sans courir partout ?
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