Veelgestelde vragen

Ekeko is ERP- en CRM-software voor Belgische zelfstandigen en kmo's. Het brengt offertes, facturen, planning, werkbonnen, voorraad, een webshop en klantcontact samen in één systeem, met workflows die je zelf tekent en AI die het papierwerk doet.

Ekeko is gemaakt voor kleine en middelgrote Belgische bedrijven die mensen op pad sturen, zoals installateurs, schoonmaakbedrijven en groenonderhoudsbedrijven. Offertes, planning, werkbonnen, facturen en aankopen zitten in één systeem, zodat het kantoor en de techniekers met dezelfde gegevens werken.

Registreer met je e-mailadres en voeg je bedrijfsgegevens toe, of zoek ze op in het bedrijvenregister. Daarna nemen we contact met je op om de onboarding af te ronden. Je gratis proefperiode van 30 dagen start zodra je account is geactiveerd en vraagt geen betaling. Je werkt in je browser, dus er valt niets te installeren. Wil je Ekeko liever eerst zien, boek dan een demo.

Nee, je laadt je eigen lijsten in vanuit CSV of Excel met de importfunctie, bijvoorbeeld klanten, contacten, leveranciers, artikelen, locaties en materieel. Ekeko controleert elke rij voordat er iets wordt geïmporteerd, en je kunt een import later opnieuw laten lopen om bestaande records bij te werken.

De AI stelt op en leest, en niets bereikt een klant tenzij je het verstuurt of een regel instelt die dat doet. Ze stelt offertelijnen op uit je catalogus, leest de bevestiging van een leverancier en schrijft conceptantwoorden. Wat niet ongedaan kan worden gemaakt, wacht op jouw bevestiging.

Een lichte gebruiker werkt alleen in de apps voor uurregistratie, magazijn, kassa en field service, bijvoorbeeld een technieker die werkbonnen op locatie afwerkt. Een lichte gebruiker kost minder dan een gewone gebruiker. Op de prijzenpagina zie je de actuele prijs.

Ja, alle bedragen op de prijzenpagina zijn exclusief btw, tenzij er iets anders staat.

Ja, je kunt per kwartaal of per jaar betalen. Jaarlijks betalen geeft de lagere prijs per gebruiker per maand. Op de prijzenpagina zie je beide.

Nee, allebei zijn optioneel. De begeleiding bij de opstart is een eenmalige prijs en support is een maandelijks abonnement met één uur inbegrepen. Je kunt zonder beide starten.

Ja, je kunt klanten importeren uit een CSV- of Excel-bestand, en Ekeko stelt voor welke kolom in welk veld komt. Voordat er iets wordt geïmporteerd zie je de problemen per rij en kun je een foutenrapport downloaden. Dezelfde wizard werkt voor contacten, leveranciers, artikelen, locaties en materieel.

Ja, je beschrijft je ideale klant, bijvoorbeeld installateurs van zonnepanelen in Oost-Vlaanderen met 5 tot 20 medewerkers, en Ekeko zoekt in het Belgische bedrijvenregister. Omzet en bedrijfsresultaat uit de neergelegde jaarrekeningen staan op je scherm voor je belt. Kleine bedrijven mogen hun omzet geheimhouden, dus die staat er niet bij elk bedrijf.

Ja, elke offerte, bestelling, factuur, werkbon en e-mail hangt aan de klant of aan de deal, zodat één pagina laat zien wat nog openstaat en wat al betaald is. Je collega's zien dezelfde geschiedenis als jij niet op kantoor bent.

Ja, je koppelt een gedeelde Microsoft 365- of Google-mailbox en elk gesprek wordt bij de klant bewaard, waar je team het kan lezen. Je antwoordt vanuit Ekeko en wijst een gesprek toe aan wie het opvolgt, zodat duidelijk is wie antwoordt.

Ja, een campagne stuurt één mail in één keer naar een lijst en een sequentie stuurt een reeks, bijvoorbeeld drie berichten in de eerste week na een nieuwe klant. Dynamische lijsten vullen zichzelf met iedereen die aan je filters voldoet, zodat ze actueel blijven.

Ja, je stelt een AI-veld in dat leest wat al in je CRM staat, bijvoorbeeld de sector van elk bedrijf. Je bekijkt eerst vijf resultaten, laat het los op maximaal 500 records en draait de hele run terug als de antwoorden tegenvallen.

Ja, je klant opent de offerte in het klantenportaal, zet een handtekening en accepteert ze op het scherm. De offerte staat dan bij jou als geaccepteerd, en een workflow kan vanaf die handtekening de werkbon en de factuur starten.

Ja, je zegt wat de klus is, bijvoorbeeld twaalf zonnepanelen, een omvormer van 5 kW en de plaatsing, en Ekeko stelt de lijnen op uit je eigen catalogus. De prijzen bepaal je zelf en er vertrekt niets zolang je de offerte niet verstuurt. Dicteren vraagt een internetverbinding.

Ja, een geaccepteerde offerte wordt een bestelling en een factuur zonder overtikken, en een lijst met te factureren werk toont wat klaar is om te factureren. Voor een grote klus stuur je eerst een voorschotfactuur, en de eindfactuur trekt die er weer af. Creditnota's horen bij dezelfde keten.

Ja, Ekeko verstuurt facturen en creditnota's als gestructureerde e-facturen via Peppol, met Billit als toegangspunt, en toont de leveringsstatus. Gestructureerde e-facturatie tussen Belgische btw-plichtigen is verplicht sinds 1 januari 2026. Je hebt een Billit-account nodig voor het bedrijf waarmee je factureert.

Ja, Ekeko controleert elke aankoopfactuur tegen de aankooporder en de ontvangen goederen, zodat je alleen kijkt naar wat niet klopt. Een factuur kan binnenkomen via Peppol, als pdf of met de hand worden ingevoerd, en de betaling wordt tegengehouden als ze te ver van de bestelling afwijkt.

Ja, contracten worden gefactureerd door een factuurronde die per klant één factuur maakt voor elke periode die aan de beurt is. Een nachtelijke ronde kan de facturen als concept laten staan om na te kijken, of ze meteen boeken en verzenden, via Peppol als de klant dat kan ontvangen en anders per e-mail.

Ja. Mailt een klant een bestelling naar een verkoopmailbox die je hebt gekoppeld, dan leest Ekeko de mail en de bijlage, zoekt de klant en je artikelen op in je eigen gegevens en prijst de lijnen uit je prijslijst. Een duidelijke bestelling wordt een conceptofferte. Wat onduidelijk is, wacht in een wachtrij, en zonder jou wordt er niets bevestigd of verstuurd.

Ja, techniekers openen de app voor het veld in de browser van hun gsm of tablet en kunnen ze op het startscherm zetten. Ze zien hun eigen werkbonnen, met de taken, het materiaal en de tijd per klus, en het kantoor ziet dezelfde werkbon aan zijn kant.

Ja, in een kelder zonder bereik kan een technieker tijd registreren, foto's nemen, de handtekening van de klant halen en de werkbon afsluiten, en alles wordt gesynchroniseerd zodra er verbinding is. De app opent ook zonder bereik. Dicteren en een klus met startcontrole starten vragen wel verbinding.

Nee, een werkbon blijft open zolang een verplichte foto ontbreekt of de storing die het soort klus vraagt niet is vastgelegd. Een verplichte checklistlijn kan alleen met een geschreven reden openblijven, en die reden komt met de naam van de technieker in de audittrail.

Ja, als een technieker op Onderweg tikt, kan Ekeko de klant per e-mail de naam van de technieker en de verwachte aankomsttijd sturen. WhatsApp kan ook zodra je het hebt ingesteld en de klant ermee heeft ingestemd. De technieker beslist per bezoek of de klant wordt verwittigd.

Ja, techniekers starten en stoppen de klok op de klus, jij keurt de uren goed, en de goedgekeurde uren komen zonder overtikken op de factuur. Uren die nog op goedkeuring wachten, blijven van de factuur en je wordt daarvan op de hoogte gebracht.

Ja, onderhoudsplannen maken de werkbonnen voor terugkerende bezoeken vooraf aan, op een vast interval of op basis van een meterstand, zoals draaiuren. Niemand moet een bezoek onthouden, en je plant ze in de planning zoals elke andere klus.

Nee, je webshop is gebouwd op de catalogus die je al in Ekeko beheert, dus je hoeft geen aparte shop te bouwen of te onderhouden. Klanten bladeren, rekenen af en betalen online, en elke bestelling komt rechtstreeks in je systeem.

Ja, een bezoeker vertelt de winkelassistent wat hij nodig heeft, bijvoorbeeld een koptelefoon om thuis te werken, en ziet passende producten uit je webshop. De assistent stelt alleen producten uit je eigen catalogus voor, dus hij biedt nooit iets aan wat je niet verkoopt.

Ja, de webshop gebruikt dezelfde catalogus die je al in Ekeko beheert, zodat elk product maar op één plek staat. Dezelfde artikelen, prijzen en voorraad worden gebruikt in je offertes, je werkbonnen en je shop. Een wijziging aan een artikel doe je één keer en ze verschijnt overal.

Webshopbestellingen komen rechtstreeks in Ekeko terecht, met de klantgegevens erbij, naast je andere verkooporders. Je volgt elke bestelling van betaling tot verzending in één overzicht. Je kunt een lijn, de verzendkosten of een ander bedrag terugbetalen vanuit dezelfde bestelling.

Ja, één product kan meerdere varianten hebben, elk met een eigen artikelnummer en foto, zoals een thermostaat in drie kleuren en twee maten. Elke soort product krijgt zijn eigen eigenschappen, en producten die je samen verkoopt bundel je tot één artikel.

Ja, de webshop werkt met de voorraad die je in Ekeko beheert. Als een artikel op is, kies je of de shop het toont als uitverkocht, het verbergt of blijft verkopen met een bericht zoals de levertijd. Catalogus, winkelwagen en afrekenen volgen dezelfde regel.

Vraag Ekeko antwoordt vanuit de documenten die je aan de kennisbank toevoegt en vanuit je eigen Ekeko-gegevens, en noemt de bron bij elk antwoord. Je stelt je vraag in je eigen woorden, getypt of gedicteerd, en het gebruikt alleen wat jouw rol mag zien.

Je kunt pdf-, Word- en Excel-bestanden van maximaal 100 MB toevoegen, geschreven notities en links naar webpagina's. Een hele website kan ook worden doorzocht, en je beschrijft welke pagina's het bewaren waard zijn. Ingescande pdf's worden ook gelezen.

Elk antwoord toont zijn bron, zodat je het document kunt openen en nakijken voordat je ermee aan de slag gaat. Vraag Ekeko kan zich nog altijd vergissen, bijvoorbeeld als het juiste document nooit is toegevoegd, dus jij beslist wat je met het antwoord doet.

Alleen de mensen in je bedrijf wier rol het toestaat, kunnen de documenten zien die je toevoegt. Je stelt die rollen per medewerker in. Andere bedrijven op Ekeko zien je kennisbank nooit, en Vraag Ekeko gebruikt alleen wat de persoon die de vraag stelt mag zien.

Nee, de AI stelt een antwoord op uit het gesprek en je kennisbank, en jij leest het na en verstuurt het. Zonder regel voor automatische antwoorden op een mailbox blijft elk antwoord een concept. Met een regel kan de AI zelf antwoorden, tot een limiet per gesprek.

Nee, het klantenportaal is een webpagina. Je nodigt een klant uit per e-mail, die stelt een wachtwoord in en logt in vanuit de browser. Een beheerder aan hun kant kan collega's uitnodigen, en je kunt de toegang altijd weer intrekken.

Klanten dienen serviceaanvragen in en volgen ze op, openen hun werkbonnen, offertes, facturen en contracten, tekenen offertes en vullen formulieren in die jij hen stuurt. Ze zien ook hun eigen materieel en waar het op de plattegrond staat. Jij bepaalt wie een uitnodiging krijgt.

Ja, een serviceaanvraag van een klant komt in je lijst met serviceaanvragen terecht, waar je ze beoordeelt en omzet in een werkbon. De klant volgt de status in het portaal zonder jou te bellen en kan er automatische e-mails over krijgen.

Ja, als online betalen is ingeschakeld voor je bedrijf, opent een klant een openstaande factuur in het portaal en betaalt ze daar. Het portaal volgt de betaling tot ze bevestigd is, en de factuur staat dan als betaald. Mislukt een betaling, dan kan de klant het opnieuw proberen.

Ja, voor de afspraaktypes die je openzet voor klanten. Een klant boekt rechtstreeks vanuit het portaal en de boeking verschijnt in je lijst met boekingen. Openbare boekingspagina's werken op dezelfde manier voor mensen die nog geen klant zijn, en hun boekingen komen in dezelfde lijst terecht.

Nee, je bouwt een automatisering door blokken samen te slepen, of je schrijft in één zin wat er moet gebeuren en Ekeko bouwt en controleert de flow. Er zijn blokken voor je gegevens, taken, communicatie, voorwaarden en berekeningen, en jij beslist wanneer hij live gaat.

Iets wat in Ekeko gebeurt kan ze starten, zoals een getekende offerte of een nieuwe klant, en ook een binnenkomende e-mail, een ingediend formulier, een tijdstip of een oproep vanuit een ander systeem. Je kiest de trigger wanneer je de automatisering bouwt.

Ja, een workflow kan een AI-stap of een AI-agent bevatten die een taak uitvoert die jij beschrijft, en het antwoord gaat door naar het volgende blok. De run-historie toont de taak, de stappen van de agent en zijn antwoord, zodat je ziet hoe hij tot een resultaat kwam.

Je past het zelf aan in de editor, door blokken te verplaatsen of toe te voegen. Test de wijziging op echte records voordat je de flow weer live zet, en gebruik de run-historie om te zien wat er bij eerdere runs gebeurde. Een workflow die je niet meer gebruikt kun je archiveren en later terughalen.

Ja, je laat een test lopen op echte records uit je eigen gegevens en leest wat elke stap deed voordat je de flow live zet. In een testrun wordt niets opgeslagen of verstuurd, al roepen AI-stappen het model echt aan en verbruiken ze credits.

Nee. Een antwoordconcept verschijnt alleen als een medewerker erom vraagt, en een persoon leest, past aan en verstuurt het. Klanten krijgen wel automatische mails als hun aanvraag is ontvangen, opgelost of geweigerd, en een tevredenheidsenquête nadat ze is afgesloten. Je kunt deze mails voor het hele account uitzetten.

Dat bepaal je per mailbox. Ekeko kan de afzender als nieuwe contactpersoon toevoegen en de aanvraag op hem of haar zetten, elke aanvraag onder één klant naar keuze plaatsen, of de mail weigeren. De intake werkt met een Microsoft-mailbox die je aan Ekeko koppelt.

Nee. De oproep gaat uit als melding in Ekeko, als mail en als pushbericht op telefoons die dat toestaan. Een medewerker start een escalatie, ze begint niet vanzelf. Ekeko waarschuwt de toegewezen persoon wel voor een deadline verloopt, en verwittigt die persoon en de verantwoordelijken van de servicedesk zodra ze voorbij is.

Ja, met één handeling. De werkbon neemt de klant, het toestel, de titel, de omschrijving en de prioriteit over en houdt het servicecontract aan dat de aanvraag dekt. Een aanvraag kan meer dan één werkbon krijgen als je er bewust nog een toevoegt.

Ja. Je plakt een korte code op je site en de pagina verschijnt in de pagina zelf of als pop-up. Hij laadt alleen op de domeinen die je opgeeft. Elke pagina heeft ook een link die Ekeko voor je host, als je liever die deelt.

Ekeko controleert de capaciteit opnieuw op het moment dat elke klant de boeking verstuurt, één boeking per keer. De eerste krijgt de plaats en de andere hoort dat het moment weg is, zonder dat wat al ingevuld was verloren gaat. Terwijl iemand het formulier invult, houdt Ekeko het moment ook vast, maar dat is maar kort. De controle bij het verzenden is dus wat telt.

Standaard niet. Je kunt een pakket een voorschot laten vragen, dat als voorschotfactuur wordt geboekt, en de boekingspagina toont het bedrag voordat de klant zich vastlegt. Klanten die je op rekening factureert, krijgen die vraag niet.

Dat kies je per formulier. Er wordt niets bewaard, of de bezoeker kan later verdergaan in dezelfde browser of via een link in een mail, of je ziet ook wie is blijven steken en waar, zodat je een link kunt sturen of het formulier voor hen invult. Een concept zonder e-mailadres of telefoonnummer wordt na twee dagen verwijderd.

Een campagne is één mail die vanaf je eigen domein naar een hele lijst gaat. Een sequentie is een reeks mails die na elkaar vanuit iemands eigen mailbox vertrekt, bijvoorbeeld een offerte-opvolging, en ze kan stoppen als de klant antwoordt. Een reeks marketingmails naar een lijst bouw je met een workflow die contacten in de ene campagne na de andere inschrijft.

Ja. Een campagne verstuurt vanaf een geverifieerd domein. Je voegt het domein toe in de instellingen, zet de DNS-records bij je DNS-provider en controleert ze met één knop. Zolang het domein niet geverifieerd is, kan je de campagne wel opstellen maar niet versturen.

Elke campagnemail eindigt met een uitschrijflink en één klik volstaat. Het adres komt op de lijst Uitschrijvingen en ontvangt geen campagnes of sequenties meer. Adressen die definitief weigeren of als spam gemeld worden, komen ook op die lijst terecht.

Een aanmeldformulier kan mensen aan een contactlijst toevoegen, en je kan eerst een bevestiging per mail vragen (dubbele opt-in). De webshop heeft een eigen aanmelding voor de nieuwsbrief met dubbele opt-in, en de abonnees staan op de pagina Nieuwsbrief.

Ja, zodra je een mailbox voor antwoorden van leveranciers koppelt, leest Ekeko de mails die daar binnenkomen en de pdf's die je op een order sleept. AI vergelijkt de lijnen met de order en jij aanvaardt of wijzigt elk verschil. Bij een leverancier die je vertrouwt, worden antwoorden binnen je tolerantie automatisch aanvaard, behalve lijnen die voor een klant besteld zijn. Het lezen kost AI-credits.

Ja, je stelt een artikel in om per lot of per serienummer op te volgen. Loten hebben een vervaldatum en een serienummer volg je van de levering tot het toestel bij de klant. Een serienummer kan geblokkeerd worden, zodat de eenheid in het rek blijft liggen maar niet naar buiten kan.

In de magazijnapp boek je extra goederen als overschot, of ontvang je een ander artikel als vervanging van een bestelde lijn. Goederen die naar de leverancier teruggaan, leg je vast als leveranciersretour met een reden, en de voorraad daalt. De creditnota komt nog altijd van de leverancier, en de aankoopfactuur wordt gecontroleerd tegen wat ontvangen werd min wat terugging.

Ja, met een prijsaanvraag stuur je dezelfde lijnen per mail naar meerdere leveranciers. Je voert de prijzen in die terugkomen, vergelijkt ze lijn per lijn en kent elke lijn toe aan de leverancier van je keuze. Ekeko maakt daarna een concept-aankooporder per winnende leverancier.

Nee. De camera van je telefoon leest EAN-, UPC-, Code 128-, Code 39-, ITF- en QR-codes, ook op een iPhone. Een Bluetooth- of usb-handscanner die als toetsenbord werkt, kan ook, en elke code kun je typen.

De app heeft een verbinding nodig om te boeken. Een balk bovenaan meldt wanneer de telefoon offline is, en ontvangen, tellen, picken, verplaatsen en tekenen worden niet bewaard voor later. Ga verder zodra de verbinding terug is.

Scannen vult alleen het telblad in. De voorraad verandert pas wanneer de telling wordt afgerond. Dan komt elke getelde lijn op het getelde aantal en blijft de correctie bewaard als een voorraadverplaatsing die je kunt terugzien. Tot dan kan een fout totaal vervangen worden.

Een order starten zet hem op jouw naam, en een collega die hem opent ziet wie er pickt. Die kan hem overnemen, en wat al gepickt is blijft in de levering. Een order teruggeven bewaart ook jouw picks, zodat de volgende verder gaat waar jij stopte.

Je legt de levering vast als overhandigd zonder handtekening en kiest een reden: er was niemand om te tekenen, de ontvanger wilde niet tekenen, achtergelaten op de afgesproken plaats of een andere reden. De levering blijft op de lijst "Te tekenen" staan, zodat ze later nog getekend kan worden.

Ja, je bepaalt per rol wie wat mag zien en doen, zodat elke medewerker precies de toegang krijgt die zijn job nodig heeft. Je kunt ook afzonderlijke velden voor een rol verbergen, en Vraag Ekeko gebruikt alleen wat de persoon die de vraag stelt mag zien. Andere bedrijven op Ekeko zien je gegevens nooit.

Ja, je stelt verificatie in twee stappen met een authenticator-app in bij je eerste login, en je krijgt herstelcodes voor als je je gsm kwijtraakt. Je beheert je aangemelde apparaten en sessies zelf. Zijn je codes op of kwijt, dan kan je beheerder de verificatie voor je resetten.

Ja, via SCIM-provisioning vanuit Microsoft Entra ID. Je beheerder maakt in de instellingen een token aan en plakt dat in een Entra-bedrijfstoepassing. Vanaf dan maakt Entra accounts aan, werkt ze bij en schakelt ze uit, en stuurt het zijn groepen door die je aan rollen koppelt. Een nieuwe collega krijgt de standaardrol die je koos.

Ja, elke wijziging die een AI doet, via Vraag Ekeko, een gekoppelde assistent, een workflow, een AI-veld of een bestelmail, krijgt een label en staat in het AI-nazicht. Je opent elke wijziging en draait ze terug waar dat kan.

Ja, naast de dashboards bouw je eigen rapporten met grafieken en doorklikken naar de details. Ontbreekt er een rapport, zeg dan wat je wilt zien, bijvoorbeeld gewonnen deals per maand, en Ekeko bouwt de grafiek die jij aanpast en bewaart.

Ja, via MCP, zodra je beheerder AI-koppelingen inschakelt. De assistent werkt met de rechten van de persoon die hem koppelt, wat niet ongedaan kan worden gemaakt wacht op jouw bevestiging in Ekeko, en AI-wijzigingen krijgen een label in het auditlog.

Nee, de prijs per gebruiker omvat alle modules, dus CRM, offertes en facturen, veldwerk, webshop en boekhouding zitten er allemaal in. Modules kunnen per bedrijf aan- of uitgezet worden, zodat je team alleen ziet wat je gebruikt. De prijzenpagina toont de actuele prijs per gebruiker.

De uren-app opent in de browser op een telefoon en kan op het beginscherm worden gezet. Elke dag staat daar als lijst. Opslaan vraagt een verbinding, want uren gaan rechtstreeks naar de server. Tijd op een werkbon boek je in de Veldwerker app.

Beslissen vraagt het recht om uren goed te keuren, en je kunt een goedkeurder beperken tot de weken van de projecten die hij beheert. Wie dat recht heeft, mag ook zijn eigen week goedkeuren, en de week toont dat dan. Meerdere weken kunnen in één keer worden goedgekeurd.

Het uur behoudt het tarief dat het had bij de goedkeuring. Een wijziging van het tarief van de post, het contract, de klant of je standaardtarief geldt alleen voor uren die daarna worden goedgekeurd. Is er geen tarief bekend, dan wordt het uur toch goedgekeurd en noemt Uren om te factureren de post.

Geef een post een vaste prijs en plan de termijnen, zoals een voorschot en een saldo. Andere posten van het project kun je nog steeds per uur factureren. De uren op een post met vaste prijs blijven boekbaar en tellen mee voor het budget, maar komen nooit in Uren om te factureren.

Als een factuur uren aanrekent, krijgt de pdf een aparte pagina Urenspecificatie, met de uren per post, dag en persoon en een totaal. Er staan geen tarieven of bedragen op. Ze toont de gewerkte tijd, dus ze kan door afronding afwijken van de gefactureerde hoeveelheid.

Download de boekhouder-export: één ZIP met een CSV per dagboek en de pdf en het UBL-bestand van elke geboekte verkoopfactuur en creditnota. Werkt je boekhouder in Exact Online, dan kan Ekeko je verkoopfacturen daar boeken en de aankoopfacturen ophalen die Exact ontvangt.

De aangifte wordt ingevuld uit de geboekte documenten van de periode en gecontroleerd tegen de btw-rekeningen in het grootboek. Bij een verschil krijg je de lijst van andere boekingen op die rekeningen, en een aangifte die niet klopt kan je niet als ingediend markeren.

Stel het startnummer van je factuur- en creditnotareeks één keer in, voor de eerste geboekt wordt, en je oude nummering loopt door. Boek een openingsbalans met je openstaande facturen en aankoopfacturen, zodat aanmaningen en betalingen afpunten vanaf dag één werken.

De cashflowpagina voorspelt de komende weken, standaard 13, op basis van je banksaldo's, open facturen volgens hoe laat elke klant gewoonlijk betaalt, open aankoopfacturen, contracten, btw op de deadline en terugkerende bedragen die je toevoegt. Ze markeert het laagste punt.

Registreer elk vast actief één keer, met de levensduur en een lineaire of degressieve methode. Ekeko boekt de afschrijving van elke maand zodra die voorbij is, en bij verkopen of afboeken van een actief wordt het resultaat geboekt. De afschrijvingsstaat sluit aan op het grootboek.

Een gewoon artikel wordt toch verkocht en het voorraadniveau gaat negatief, een teken dat de schappen geteld moeten worden. Een machine met een serienummer wordt geweigerd als ze niet in voorraad is.

Kies of maak de klant aan op de bon. Een klant met btw-nummer krijgt de factuur automatisch en een particulier kan er een vragen. De factuur wordt geboekt met de betalingen geregistreerd, en een terugbetaling voor een klant met btw-nummer wordt een creditnota.

Richt een kassa in per toonbank. Elke kassa heeft haar eigen sessie, ladetelling, voorraadlocatie en betaalmethodes, en op één kassa kan maar één sessie tegelijk open staan. Collega's op dezelfde kassa worden per lijn als verkoper vermeld.

De webshop controleert de actuele voorraad van het magazijn van de webshop voor hij een bestelling aanneemt. Laat de kassa naar dat magazijn wijzen en elke kassaverkoop verlaagt de voorraad die de webshop ziet, zodat beide uit één telling verkopen.

De kassa praat niet met de betaalterminal. Neem de betaling op je eigen terminal en bevestig het bedrag in de kassa, die het als kaartbetaling registreert en meetelt in het dagelijks rapport.

Nee, je laadt het CODA-bestand op dat je bank exporteert en Ekeko stelt voor bij welke factuur elke betaling hoort. Ekeko leest alleen CODA en kijkt niet in je bankrekening. Jij bevestigt elke koppeling en de betaling wordt op de factuur geregistreerd.

Ja, je downloadt de boekhouder-export, één zipbestand met een csv per dagboek en de pdf en het UBL-bestand van elke ingeboekte verkoopfactuur. Werkt je boekhouder in Exact Online, dan kan Ekeko je verkoopfacturen daar ook inboeken en de aankoopfacturen ophalen die Exact ontvangt.

Ja, iedereen krijgt een rol die bepaalt wat die persoon mag zien en doen, en je kunt kostprijzen voor een rol verbergen. Een wijziging aan een rol geldt meteen, zonder opnieuw in te loggen. Start met de kant-en-klare rollen of maak je eigen rollen.

Je voert ze met hun vervaldatum in als open posten bij je beginsaldo, zodat herinneringen, de ouderdomsbalans en het afpunten van betalingen vanaf dag één werken. Klanten, leveranciers, artikelen en contracten laad je met de importwizard uit een csv- of Excelbestand.

Ja, de veldwerker-app draait in de browser van je telefoon of tablet, zonder iets te installeren uit een app store. Je ziet je jobs, registreert uren en foto's en laat de klant op het scherm tekenen. Uren, foto's en de handtekening blijven werken zonder bereik.

Ze begint op de installatiedatum die je invoert als je het toestel registreert, en op de leverdatum als een geleverd toestel met serienummer het toestel aanmaakt. De startdatum is hoe dan ook een eigen veld, dus je kunt hem achteraf corrigeren naar de echte datum van indienststelling.

Ja, uren, foto's, de handtekening van de klant en het afsluiten van de werkbon blijven op de telefoon staan en gaan door zodra er bereik is en de app open staat. De checklist wordt op de telefoon gecontroleerd voor de job sluit. Dicteren heeft een verbinding nodig.

Ja, Ekeko zet de goedgekeurde uren aan hun kostprijs per uur en de materialen aan hun kostprijs tegenover wat je factureert, per werkbon en per project. Alleen rollen die jobmarges mogen zien, kunnen het openen, dus je kunt het voor je techniekers verborgen houden.

Nee, Ekeko dient niets in bij een keuringsorganisme of de netbeheerder. Je kunt het keuringsattest aan het toestel hangen en de volgende vervaldatum bijhouden met een herinnering, en de getekende werkbon en foto's tonen wat er geïnstalleerd is.

Ja, de importwizard neemt toestellen, contracten, klanten en meer uit een csv- of Excelbestand, stelt voor hoe je kolommen overeenkomen en controleert het bestand voor er iets wordt opgeslagen. Een toestel met een einddatum van de garantie krijgt die garantie geregistreerd.

Alleen contracten die je automatisch laat verlengen worden verlengd, door een nachtelijke run, tenzij de opzegging van de klant op tijd werd geregistreerd. Elk contract dat bijna afloopt staat op de lijst te verlengen, standaard 60 dagen vooraf. Ekeko stuurt de klant geen verlengings- of opzegbrief.

Nee, je geeft zelf de nieuwe indexwaarde in en Ekeko toont het nieuwe bedrag van elk contract dat die index volgt. Je vinkt af wat niet mag meegaan en past de rest toe. Alleen kostenindexen worden aangeboden, zoals een Agoria-loonindex of een materiaalindex. De consumptieprijsindex hoort daar niet bij.

Het bezoek boven het inbegrepen aantal wordt gefactureerd in plaats van door het contract gedekt. Een contract kan bezoeken en uren per periode inbegrijpen en aangeven of arbeid, materiaal en verplaatsing gedekt zijn. Ongebruikte uren kunnen naar de volgende periode overgaan als je dat inschakelt.

Ja, dag per dag. Ekeko stelt een rijvolgorde voor voor de dag van een technieker, toont wat die bespaart en jij past ze toe of laat ze liggen. Het meet vanaf het depot, het huis van de technieker of de eerste opdracht, en vastgezette opdrachten blijven staan. Opdrachten zonder gekend adres komen laatst.

Ja, je importeert contracten, klanten en toestellen uit een Excel- of CSV-bestand, met voorgestelde kolomkoppeling en een proefrun die de problemen per rij toont voor er iets wordt bewaard. Een contractrij bevat de klant, het toestel, het serviceniveau en de start- en einddatum. De factuurvoorwaarden van tot 2000 contracten kunnen daarna in één keer worden ingesteld.

Nee, het officiële keuringsverslag komt van het erkende keuringsorganisme en Ekeko maakt er geen. Ekeko bewaart je eigen metingen, foto's en de handtekening van de klant op de werkbon en drukt ze af op de getekende werkbon, en je kunt het verslag van het keuringsorganisme in het dossier van de installatie bewaren.

Ja, je importeert de vaardigheden van techniekers uit een Excel- of CSV-bestand, met certificaatnummer, uitgiftedatum en vervaldatum als kolommen. Een proefrun toont de problemen per rij voor er iets wordt bewaard. Toestellen en installaties kun je op dezelfde manier importeren.

Een lijn die je markeert als blokkerend houdt de start tegen als ze negatief beantwoord wordt en de technieker kan alleen de job weigeren met een reden. Er is geen knop om toch te starten. De startcontrole wordt opnieuw gevraagd bij elke start en elke hervatting van het werk.

Ja, zodra de werkbon getekend is, kan de klant hem openen in het klantenportaal, met de checklistantwoorden en of elke meting binnen het bereik viel. Foto's verschijnen alleen als je ze met de klant gedeeld hebt. De samenvatting en de bevindingen komen er ook pas na het tekenen bij.

Ja, een rooster zegt wie van wacht is en een escalatieladder zegt wie je oproept en na hoelang. Als je de escalatie start op een serviceaanvraag, wordt wie nu van wacht is opgeroepen, daarna het volgende niveau. Het komt aan als melding, e-mail en pushbericht op de telefoon, en er is geen sms of telefoontje.

Nog niet. Op 1 april 2027 wordt in- en uitchecken verplicht op werven van 500.000 euro of meer, exclusief btw. De registratie van Ekeko bij de sociale zekerheid is vandaag gebouwd voor de schoonmaak. Tot die datum blijven werven Checkinatwork gebruiken.

Ja, je kiest hoe twee fasen van elkaar afhangen, bijvoorbeeld dat de volgende start als de eerste klaar is of samen met die eerste. Je kunt dagen wachttijd toevoegen, bijvoorbeeld voor uithardend beton, of negatieve dagen voor overlap. Een verschuiving die een koppeling breekt, gaat toch door, met een waarschuwing.

Je ziet het voor je factureert. Bij een klus aan vaste prijs staan de geboekte uren en materialen als mogelijk meerwerk in de lijst en jij beslist per klus of je ze bovenop de offerte factureert. Een offertelijn met geplande tijd toont ook de geboekte uren naast de geoffreerde uren.

Nee, kost- en margecijfers vragen een eigen recht. In de standaardrollen hebben beheerders en managers het en techniekers niet, en techniekers zien de projectlijst helemaal niet. Zij openen de klussen die aan hen zijn toegewezen op hun telefoon. Je kunt het recht aan andere rollen geven in de rolinstellingen.

Ze komen uit verschillende gegevens, daarom toont Ekeko ze naast elkaar. Het kostcijfer gebruikt de goedgekeurde uren aan je interne uurkost, de materialen die op de werkbonnen geboekt zijn en wat die werkbonnen factureren. Het boekhoudkundige resultaat gebruikt de facturen en leveranciersfacturen die op het project geboekt zijn, dus onderaannemersfacturen zie je alleen daar.