Werkbonnen vertrekken gepland en komen compleet terug.
Jij plant op het planbord en je techniekers openen elke job op hun telefoon. Uren, foto's en de handtekening van de klant worden op de job geregistreerd, zodat het kantoor kan zien wat er gedaan is.
De field service van Ekeko is voor Belgische kmo's die techniekers op pad sturen. Het kantoor plant werkbonnen op een planbord en de techniekers werken ze af in de mobiele app met uren, foto's en de handtekening van de klant, ook zonder bereik. Een afgewerkte job wacht daarna op een lijst om gefactureerd te worden.
Wat zit er allemaal in?
Het kantoor plant het, de technieker rondt het af. Uren, foto's en onderdelen komen op de werkbon en de factuur volgt.
Techniekers sluiten de job af op locatie, ook in een kelder zonder bereik.
Tijdregistratie, foto's, de handtekening van de klant en het afsluiten van de werkbon wachten op de telefoon en synchroniseren zodra er bereik is. Een verplichte foto of een verplicht antwoord moet binnen zijn voor de job sluit, of iemand geeft een reden die wordt vastgelegd.
Als iemand zich ziek meldt, stelt één klik voor wie het overneemt.
Sleep jobs over de week en het planbord waarschuwt voor dubbele boekingen en ontbrekende vaardigheden. Je bevestigt de voorgestelde vervangers zelf en jobs die niemand kan overnemen, blijven op je lijst staan. Met één klik weten de klanten van die dag wanneer je komt.
Terugkerend onderhoud verschijnt als werkbon voor het aan de beurt is.
Koppel een plan aan het contract van de klant en laat het herhalen, bijvoorbeeld om de zes maanden. De werkbon wordt vooraf aangemaakt, met zijn taken en checklist. Voor machines die slijten naarmate ze draaien markeert Ekeko ze zodra de teller het onderhoudsinterval bereikt.
Je keurt de uren één keer goed en de factuur wordt daaruit opgebouwd.
Techniekers starten en stoppen de klok op hun telefoon, ook offline, en reistijd heeft een eigen knop. Jij keurt de uren goed, waarmee hun tarief vastligt, en de afgewerkte werkbon wacht op de lijst Te factureren tot je er een conceptfactuur van maakt.
De plattegrond toont welke toestellen aandacht nodig hebben.
Zet elk toestel op een plattegrond en de pin kleurt oranje als er actiepunten openstaan en rood als er een dringend is. De technieker scant het QR-label voor de stuklijst en de historiek. De vaardigheden die het toestel vraagt, worden gecontroleerd als je de job inplant.
Planners krijgen een bericht zodra het laatste onderdeel van een job binnen is.
Een technieker vraagt een onderdeel aan vanuit de werkbon of het toestel en het komt op de bestellijst, naast wat bijna op is. Je maakt van de lijnen concept-aankooporders per leverancier. Onderdelen die op de job gebruikt worden, gaan van de voorraad van de bestelwagen of het magazijn af.
Veelgestelde vragen
Ja, techniekers openen de app voor het veld in de browser van hun gsm of tablet en kunnen ze op het startscherm zetten. Ze zien hun eigen werkbonnen, met de taken, het materiaal en de tijd per klus, en het kantoor ziet dezelfde werkbon aan zijn kant.
Ja, in een kelder zonder bereik kan een technieker tijd registreren, foto's nemen, de handtekening van de klant halen en de werkbon afsluiten, en alles wordt gesynchroniseerd zodra er verbinding is. De app opent ook zonder bereik. Dicteren en een klus met startcontrole starten vragen wel verbinding.
Nee, een werkbon blijft open zolang een verplichte foto ontbreekt of de storing die het soort klus vraagt niet is vastgelegd. Een verplichte checklistlijn kan alleen met een geschreven reden openblijven, en die reden komt met de naam van de technieker in de audittrail.
Ja, als een technieker op Onderweg tikt, kan Ekeko de klant per e-mail de naam van de technieker en de verwachte aankomsttijd sturen. WhatsApp kan ook zodra je het hebt ingesteld en de klant ermee heeft ingestemd. De technieker beslist per bezoek of de klant wordt verwittigd.
Ja, techniekers starten en stoppen de klok op de klus, jij keurt de uren goed, en de goedgekeurde uren komen zonder overtikken op de factuur. Uren die nog op goedkeuring wachten, blijven van de factuur en je wordt daarvan op de hoogte gebracht.
Ja, onderhoudsplannen maken de werkbonnen voor terugkerende bezoeken vooraf aan, op een vast interval of op basis van een meterstand, zoals draaiuren. Niemand moet een bezoek onthouden, en je plant ze in de planning zoals elke andere klus.
Klaar om een klus tot de factuur te volgen?
In de demo plannen we een job in, ronden we die af op een telefoon en maken we er een conceptfactuur van.