Uren komen op de factuur zonder overtypen.
Iemand loopt het team achterna voor hun uren en typt ze over in een factuur. In Ekeko boeken je mensen hun week in de uren-app, keurt een collega die goed en worden de goedgekeurde uren een conceptfactuur.
De uurregistratie van Ekeko is voor bedrijven waarvan de mensen uren boeken op projecten. Ze vullen de week in de uren-app in, een goedkeurder controleert hem en legt het uurtarief vast, en de goedgekeurde uren worden een conceptfactuur. Klussen met een vaste prijs factureer je in termijnen, en herinneringen en budgetwaarschuwingen volgen voor je op.
Wat zit er allemaal in?
Uren boek je één keer en keur je één keer goed en de factuur wordt opgebouwd uit wat is goedgekeurd.
Je mensen boeken hun uren terwijl ze werken, op de telefoon, in één raster.
Uren worden op vrijdag uit het hoofd opgeschreven en daarna moet iemand ze verzamelen. In de uren-app voeg je de projectposten toe waaraan je werkt en typ je een duur in een cel, zoals 1:30 of 90min, of start je een timer. Op een telefoon is elke dag een lijst.
Zonder: de uren worden aan het einde van de week geschat en het kantoor factureert wat er toevallig binnenkomt.
Elke week wordt gecontroleerd voordat er één uur wordt gefactureerd.
Een week met uren komt ongecontroleerd op de factuur. Wie de week indient, vergrendelt de uren, en een goedkeurder keurt de week goed of stuurt hem terug met een reden die de persoon kan lezen en aanpassen. Het kantoor kan ook een week invullen en indienen voor iemand, en je kunt een goedkeurder beperken tot de projecten die hij beheert.
Zonder: een verkeerd getypte week belandt op de factuur en de klant merkt het als eerste.
Het uurtarief wordt voor je gekozen en ligt vast na de goedkeuring.
Tarieven verschillen per klant en per contract, en iemand moet onthouden welk tarief bij welke uren hoort. Bij de goedkeuring neemt Ekeko het tarief van de post, dan van het contract, dan van de klant en als laatste je standaard uurtarief, en schrijft het op het uur. Een latere wijziging past een goedgekeurd uur nooit aan.
Zonder: een tariefwijziging halverwege een project past goedgekeurde uren stilletjes aan en de factuur klopt niet meer met wat je hebt nagekeken.
Goedgekeurde uren worden een conceptfactuur zonder dat iemand ze overtypt.
Aan het einde van de maand telt iemand de uren per klant op en typt ze over in een factuur. Uren om te factureren toont de goedgekeurde uren per klant en project, en het voorbeeld toont één lijn per post en tarief, naar boven afgerond op je facturatiestap (standaard 15 minuten). Maak het concept aan en de uren erop zijn vergrendeld.
Zonder: een uur glipt ongefactureerd door, of hetzelfde uur komt op twee facturen omdat twee mensen hetzelfde project factureren.
Een klus met een vaste prijs factureer je in termijnen, zoals een voorschot en een saldo.
Je hebt één prijs afgesproken voor de hele klus, dus de uren die mensen erop boeken zeggen niets over wat je factureert. Geef een post een vaste prijs en plan de termijnen, bijvoorbeeld een voorschot en het saldo. Elke termijn wordt een conceptfactuur als jij die start, en de geplande dag markeert hem alleen als verschuldigd.
Zonder: de geboekte uren van een klus met vaste prijs belanden op een uurfactuur en het voorschot wacht tot iemand eraan denkt.
Late weken worden voor je nagejaagd en een budget waarschuwt je bij 80 procent.
Iemand moet het team eraan herinneren de uren in te dienen, en een post kan ongemerkt over zijn budget gaan. Elke maandag krijgt wie de uren-app gebruikt en vorige week niet heeft ingediend een herinnering, en goedkeurders krijgen een overzicht. De projectleider hoort het bij 80 procent van het urenbudget van een post en opnieuw bij 100.
Zonder: het kantoor stuurt de herinneringen op maandag met de hand en een post loopt ver over zijn budget voor iemand het ziet.
Veelgestelde vragen
De uren-app opent in de browser op een telefoon en kan op het beginscherm worden gezet. Elke dag staat daar als lijst. Opslaan vraagt een verbinding, want uren gaan rechtstreeks naar de server. Tijd op een werkbon boek je in de Veldwerker app.
Beslissen vraagt het recht om uren goed te keuren, en je kunt een goedkeurder beperken tot de weken van de projecten die hij beheert. Wie dat recht heeft, mag ook zijn eigen week goedkeuren, en de week toont dat dan. Meerdere weken kunnen in één keer worden goedgekeurd.
Het uur behoudt het tarief dat het had bij de goedkeuring. Een wijziging van het tarief van de post, het contract, de klant of je standaardtarief geldt alleen voor uren die daarna worden goedgekeurd. Is er geen tarief bekend, dan wordt het uur toch goedgekeurd en noemt Uren om te factureren de post.
Geef een post een vaste prijs en plan de termijnen, zoals een voorschot en een saldo. Andere posten van het project kun je nog steeds per uur factureren. De uren op een post met vaste prijs blijven boekbaar en tellen mee voor het budget, maar komen nooit in Uren om te factureren.
Als een factuur uren aanrekent, krijgt de pdf een aparte pagina Urenspecificatie, met de uren per post, dag en persoon en een totaal. Er staan geen tarieven of bedragen op. Ze toont de gewerkte tijd, dus ze kan door afronding afwijken van de gefactureerde hoeveelheid.
Klaar om je uren te factureren zonder overtypen?
In de demo boeken we een week op een telefoon, keuren we die goed en maken we van de uren een conceptfactuur.