Servicedesk & AI

Elke aanvraag in één wachtrij, en antwoorden die voor je klaarstaan.

Mails, portaalaanvragen en telefoontjes worden aanvragen in één wachtrij. Ekeko stelt het antwoord op uit je kennisbank als je erom vraagt, en je team werkt met macro's, escalatie en een wachtdienstrooster. Een aanvraag die een bezoek vraagt, wordt een werkbon.

Serviceaanvragen
  • Warmtepomp geeft foutcode E04SR-2026/041 · Bakkerij VermeulenHoog11:30Klant
  • Laadpaal start niet meer opSR-2026/040 · Garage PauwelsDringend09:15Klant
  • Zonneboiler verliest drukSR-2026/039 · Familie JanssensGemiddeld16:00Team
  • Omvormer toont een rode ledSR-2026/038 · Residentie ZonnedaelGemiddeld17:30Team
  • Onderhoudsbeurt inplannenSR-2026/037 · Hotel DuinroosLaagTeam
Kort samengevat

De servicedesk van Ekeko is voor Belgische kmo's die klantaanvragen per mail, via het portaal en per telefoon behandelen. Elke aanvraag komt in één wachtrij, met een prioriteit die uit je eigen matrix volgt. Ekeko stelt een antwoord op uit je documenten als iemand erom vraagt, en een aanvraag die een bezoek vraagt, wordt een werkbon.

Wat zit er allemaal in?

Een klant mailt, belt of gebruikt het portaal, en je team antwoordt, escaleert of plant een bezoek.

Eén wachtrij

Mail, portaal en telefoon komen in dezelfde wachtrij terecht.

Koppel je support-mailbox en elke nieuwe mail wordt een aanvraag op de juiste klant. Klanten kunnen ook een probleem melden in het portaal, en een collega kan een telefoontje invoeren. Een antwoord op een aanvraagmail komt op dezelfde aanvraag terecht, en afwezigheidsberichten worden overgeslagen.

Serviceaanvragen
  • Warmtepomp geeft foutcode E04SR-2026/041 · Bakkerij VermeulenHoog11:30Klant
  • Laadpaal start niet meer opSR-2026/040 · Garage PauwelsDringend09:15Klant
  • Zonneboiler verliest drukSR-2026/039 · Familie JanssensGemiddeld16:00Team
  • Omvormer toont een rode ledSR-2026/038 · Residentie ZonnedaelGemiddeld17:30Team
  • Onderhoudsbeurt inplannenSR-2026/037 · Hotel DuinroosLaagTeam
Je eigen regels

De klant zegt hoe dringend het is, en jouw matrix bepaalt de prioriteit.

De urgentie blijft zoals de klant ze meldde. Jij geeft aan hoe groot het effect is, en een raster naar jouw eigen regels maakt daar de prioriteit van waarmee het team werkt. Voor klanten met een servicecontract komen de deadlines voor een eerste antwoord en voor de oplossing uit dat contract, en de klok staat stil zolang je op de klant wacht.

Prioriteitsmatrix
UrgentieImpactLaagGemiddeldHoogDringend
Laag
Gemiddeld
Hoog
Dringend

Impact Hoog, urgentie Gemiddeld: prioriteit Hoog

  • Valt onder een contractComfort
  • Reactie tegen 26/10 11:30
  • Oplossing tegen 27/10 17:00
  • SLA-klok staat op pauze zolang we op de klant wachten
Je documenten als bron

Vraag een concept, controleer de bronnen en verstuur het antwoord zelf.

Druk op de knop Antwoord voorstellen en Ekeko schrijft een concept in de taal van de klant, uit dit gesprek en maximaal drie van je kennisartikels, die het als bronnen toont. Interne notities en aanvragen van andere klanten leest het nooit. Ontbrekende gegevens staan tussen [haken] en er wordt niets verstuurd tot jij op versturen drukt.

Warmtepomp geeft foutcode E04Hoog
BVBakkerij VermeulenVan de klant08:12

Goeiemorgen, sinds vanochtend geeft onze warmtepomp foutcode E04 en het is koud in de bakkerij. Valt dat onder de garantie? Het toestel is van maart 2023.

Antwoord aan de klant

Beste mevrouw Vermeulen, We hebben uw melding over foutcode E04 ontvangen. Uw warmtepomp valt onder de fabrieksgarantie, dus het bezoek is voor onze rekening. Onze technicus komt langs op [dag en uur van het bezoek]. Met vriendelijke groeten Sofie Peeters

Gebaseerd op: Garantievoorwaarden warmtepompen

Vul de delen tussen [haken] in voor je verstuurt.

KennisbankGarantievoorwaarden warmtepompen82% gelijkenisFoutcodes warmtepomp71% gelijkenis
Vergelijkbare ticketsSR-2025/212 · Foutcode E0474% vergelijkbaar
Standaardantwoorden

Een macro schrijft het standaardantwoord en zet de status in één klik.

Een macro is een knop voor de antwoorden die je elke week typt, zoals vragen naar een foto van het typeplaatje. Naast de antwoordtekst kan ze de status, de prioriteit, de toegewezen persoon en het team instellen. Bekijk eerst het voorbeeld: de tekst komt in je antwoordvak en de veldwijzigingen gebeuren wanneer je verstuurt.

Macro toepassen
BerichtZichtbaar voor de klant

Kunt u een foto van het typeplaatje en van het display sturen? Dan weten we welke onderdelen we meebrengen.

Veldwijzigingen
  • StatusWacht op klant
  • Toegewezen aanSofie Peeters

Er wordt nog niets verstuurd. De tekst komt eerst in je antwoordvak.

Buiten de kantooruren

Een dringende storing in de nacht waarschuwt wie wachtdienst heeft, daarna de volgende in de rij.

Stel een rooster in van wie wachtdienst heeft en een escalatiebeleid met niveaus en wachttijden. Als een medewerker een escalatie start, krijgt wie wachtdienst heeft een melding in de app, een mail en een pushbericht als die dat toestaat. Neemt niemand het op, dan volgt het volgende niveau tot iemand het oppakt met de knop Ik pak dit op.

EscalatieSR-2026/040 · Laadpaal start niet meer opBuiten de uren, prioriteit een
Trap 1 · meteenKevin MaesNu van dienst
Trap 2 · na 20 minutenLien DewitteEen collega
Ik pak dit opOpgepakt door Kevin Maes op 26/10 02:14Hier stopt de ladder.
FAQ

Veelgestelde vragen

Klaar om te zien hoe een aanvraag een antwoord wordt?

Boek een demo en we volgen de mail van een klant van je mailbox tot een antwoord dat je kunt versturen.