Voer een factuur of betaling één keer in en de boeken volgen.
Een factuur gaat de deur uit, een klant betaalt, een aankoopfactuur komt binnen en iemand tikt alles opnieuw in de boekhouding. In Ekeko vult het grootboek zich vanuit de documenten zelf, bouwt de btw-aangifte zich daaruit op en krijgt je boekhouder het resultaat als één download.
Met de boekhouding van Ekeko houden Belgische zelfstandigen en kmo's hun boeken bij zonder elke factuur, aankoopfactuur en betaling twee keer in te typen. Verkoopdocumenten boeken zichzelf in het grootboek en aankoopfacturen wachten als concept op jouw goedkeuring. Banklijnen krijgen een voorgestelde match, de btw-aangifte wordt opgebouwd uit de boeken en je boekhouder krijgt één export.
Wat zit er allemaal in?
Wat je tijdens de maand boekt, staat al in het grootboek wanneer de btw-aangifte, de aanmaningen en je boekhouder het nodig hebben.
Elke factuur, creditnota en betaling komt vanzelf in de boeken terecht.
Een factuur gaat de deur uit, de klant betaalt en iemand tikt beide in de boeken. In Ekeko boekt een factuur of creditnota één sluitende boeking in het verkoopdagboek, met de omzet per btw-code en de btw op een eigen rekening. Een betaling boekt in het financieel dagboek en een geboekte boeking corrigeer je alleen met een storno.
Zonder: de factuurlijst zegt het ene, het grootboek het andere en het verschil duikt pas op als het kwartaal wordt afgesloten.
Een aankoopfactuur wordt een concept dat je controleert en goedkeurt voor ze geboekt wordt.
Aankoopfacturen komen per mail binnen en wachten tot iemand tijd heeft om ze in te tikken. Upload een UBL-bestand, een pdf of een Excel-bestand en de factuur komt als concept bij je aankoopfacturen terecht, waarna Ekeko de kostenrekening en btw-code kan voorstellen op basis van eerdere facturen van die leverancier. Er wordt niets geboekt voor je goedkeurt.
Zonder: een factuur wordt twee keer ingetikt of nooit, omdat niemand in de mailbox kon zien of het al gebeurd was.
Betalingen op je bankafschrift komen met een voorgestelde factuur.
Er komt een bankafschrift binnen en iemand zoekt lijn per lijn uit bij welke factuur elke betaling hoort. Upload het CODA-bestand van je bank en Ekeko stelt de factuur of aankoopfactuur achter een lijn voor, op basis van gestructureerde mededeling, bedrag of IBAN. Jij bevestigt en de betaling is geregistreerd en geboekt.
Zonder: betaalde facturen blijven weken openstaan, een klant die al betaalde krijgt toch een aanmaning en niemand vertrouwt de open posten.
De btw-aangifte bouwt zichzelf op uit de boeken en toont of ze klopt.
Als de btw-periode afloopt, telt iemand de btw met de hand op en hoopt dat het klopt met de boeken. Ekeko vult de Belgische btw-roosters in uit de geboekte documenten van de periode en controleert ze tegen de btw-rekeningen. Als ze kloppen, download je de aangifte als XML-bestand en markeer je haar hier als ingediend, waarmee de periode vergrendeld wordt.
Zonder: een btw-verschil duikt op aan de deadline, als er geen tijd meer is om uit te zoeken welke boeking het veroorzaakte.
Aanmaningen gaan uit op de dagen die je instelt, voor open facturen.
Late betalers opvolgen betekent door open facturen scrollen en onthouden wie wanneer een aanmaning kreeg. Je stelt de niveaus en de dagen na de vervaldatum in en elke dag mailt Ekeko de volgende aanmaning voor elke factuur die nog open staat. De ouderdomsbalans toont wie wat verschuldigd is en hoe lang al.
Zonder: de klant die altijd te laat betaalt wordt nooit aangemaand en wie gisteren betaalde krijgt toch een aanmaning.
Je boekhouder krijgt de dagboeken en verkoopfacturen van het jaar in één download.
Bij het jaareinde vraagt de boekhouder om exports en kopieën van facturen, meestal in aparte mails. Eén ZIP bevat een CSV per dagboek en de pdf en het UBL-bestand van elke geboekte verkoopfactuur en creditnota. De proef- en saldibalans, de balans en de resultatenrekening komen uit hetzelfde grootboek en de jaarafsluiting opent het volgende jaar.
Zonder: de boekhouder bouwt het jaar opnieuw op uit pdf's en bijlagen en de vragen komen terug nadat de boeken afgesloten zijn.
Veelgestelde vragen
Download de boekhouder-export: één ZIP met een CSV per dagboek en de pdf en het UBL-bestand van elke geboekte verkoopfactuur en creditnota. Werkt je boekhouder in Exact Online, dan kan Ekeko je verkoopfacturen daar boeken en de aankoopfacturen ophalen die Exact ontvangt.
De aangifte wordt ingevuld uit de geboekte documenten van de periode en gecontroleerd tegen de btw-rekeningen in het grootboek. Bij een verschil krijg je de lijst van andere boekingen op die rekeningen, en een aangifte die niet klopt kan je niet als ingediend markeren.
Stel het startnummer van je factuur- en creditnotareeks één keer in, voor de eerste geboekt wordt, en je oude nummering loopt door. Boek een openingsbalans met je openstaande facturen en aankoopfacturen, zodat aanmaningen en betalingen afpunten vanaf dag één werken.
De cashflowpagina voorspelt de komende weken, standaard 13, op basis van je banksaldo's, open facturen volgens hoe laat elke klant gewoonlijk betaalt, open aankoopfacturen, contracten, btw op de deadline en terugkerende bedragen die je toevoegt. Ze markeert het laagste punt.
Registreer elk vast actief één keer, met de levensduur en een lineaire of degressieve methode. Ekeko boekt de afschrijving van elke maand zodra die voorbij is, en bij verkopen of afboeken van een actief wordt het resultaat geboekt. De afschrijvingsstaat sluit aan op het grootboek.
Klaar om het kwartaal af te sluiten zonder gedoe?
Boek een demo en we volgen één factuur van de dag dat je ze boekt tot de btw-aangifte en de export voor je boekhouder.